VinaOnline.net

Tính toán trong Excel : Từng bước từ cơ bản đến nâng cao.

Tính toán trong Excel là thế mạnh của Excel. Tính toán là khởi đầu của xây dựng công thức trong Excel, do đó Vinaonline.net sẽ hướng dẫn bạn từng bước tính toán trong Excel: Chi tiết từ cơ bản đến nâng cao.

I. TÍNH TOÁN TRONG EXCEL : THIẾT LẬP CÔNG THỨC

Để thiết lập công thức tính toán trong Excel, tại ô nào đó bạn gõ dấu bằng (=) hay dấu công (+), tiếp theo là biểu thức tính toán.

Ví dụ:

= 5+3.

= B5+C5.

= SUM(B1:B5)+C5+20.

Phân tích ví dụ:

Biểu thức tính toán trong Excel là một giá trị số, địa chỉ ô, một hàm (sẽ đề cập chi tiết bài viết tiếp theo), hoặc kết hợp giữa các yếu tố trên.

Ví dụ áp dụng tính toán trong Excel

Tính toán trong Excel: Bảng tính tiền vật tư

Tính toán trong Excel: Bảng tính tiền vật tư

Yêu cầu tính toán:

1. Cột T. TIỀN = S. LƯỢNG x Đ. GIÁ

2. Cột G. GIÁ (Giảm giá) = 10%T. TIỀN

3. Cột T. TRẢ (Tiền trả) = T. TIỀN – G. GIÁ

Phân tích yêu cầu tính toán trong Excel:

– T. TIỀN (E4) = C4*D4

– G. GIÁ (F4) = 10%*E4

– T. TRẢ (G4) = E4-F4

Các ô chú thích cho các cột là ô đầu tiên trong các cột tính toán. Bạn phải tham chiếu địa chỉ ô, không tham chiếu giá trị của ô (=C4*D4, =10*12000).

Chú ý:

– Khi gõ giá trị của ô (ví dụ = 10*12000) thì khi số lượng hoặc đơn giá trong hai ô C4 và D4 thay đổi thì kết quả của thành tiền vẫn không tháy đổi. Ngoài ra, bạn không thể sao chép (copy) cho những ô còn lại.

II. TÍNH TOÁN TRONG EXCEL : SAO CHÉP CÔNG THỨC

Tính toán trong Excel hỗ trợ người sử dụng một tính năng khá thú vị, đó là sao chép công thức. Vinaonline.net giới thiệu bạn một ba cách sao chép (cơ bản), khi bạn sử dụng thành thạo có thể thực hiện thêm một vài cách khác nhanh hơn.

1. Cách 1

B 1: Đặt con trỏ tại ô muốn sao chép sang những ô khác.

Trong bài thực hành: Đặt con trỏ tại ô E4.

B2: Nhấn tổ hợp phím CTRL+C (hoặc chọn nút Copy trên thanh công cụ).

B 3: Chọn ô hoặc khối ô muốn chép sang.

Trong bài thực hành: Chọn ô E5 đến E7 (E5:E7).

Bư4: Nhấn tổ hợp phím CTRL+V hoặc gõ phím Enter.

Chú ý:

– Tại những ô vừa được sao chép, E5 chẳng hạn có công thức = C5*D5, tương tự,… (Bạn xem công thức trong thanh công thức). Bạn có thể tham khảo bài viết về địa chỉ ô trong Excel

2. Cách 2

B1: Đặt con trỏ tại ô muốn sao chép sang những ô khác.

B 2: Rà chuột vào Fill handle, nhấn và giữ chuột kéo đến những ô muốn chép sang.

Chú ý:

Fill handle là một hình vuông nhỏ nằm góc dưới phải con trỏ Excel.

3. Cách 3

B1: Đặt con trỏ tại ô muốn sao chép sang những ô khác.

B2: Nhấn chuột hai lần liên tiếp vào Fill handle sẽ tự động điền công thức XUỐNG những ô còn lại trong hàng.

Nhận xét:

– Cách 3 thực hiện khá nhanh nhưng chỉ sao chép từ trên xuống, bạn không thể sao chép sang những ô tùy ý.

– Muốn sao chép nhiều công thức, bạn chọn nhiều công thức và thực hiện một lần mà thôi (trong ba cách trên đều thực hiện được).

Trong bài thực hành, khi bạn tính toán xong ô E4, F4, G4. Chọn cả ba ô này và tiến hành sao chép một lần cho cả ba cột.

III. TÍNH TOÁN TRONG EXCEL : CÁC PHÉP TÍNH CƠ BẢN

Để thực hiện tốt công việc tính toán trong Excel, phần mềm Microsoft Excel có những ký hiệu cho các phép tính cơ bản như sau:

+ :Phép cộng. Ví dụ = 4+2.

– :Phép trừ. Ví dụ = 4-2.

* :Phép nhân. Ví dụ = 4*2.

/ :Phép chia. Ví dụ = 4/2.

Khi có nhiều phép tính ghép với nhau thì Excel ưu tiên tính toán trong dấu ngoặc trước, sau đó thực hiện những phép tính còn lại.

Ví dụ:

=4+12/6 = 4+2=6

=(4+12)/6=16/6=2.667

Biểu thức tính toán trong Excel

Biểu thức Kết quả
=3*6+12/4–2 19
=(3*6)+12/(4–2) 24
=3*(6+12)/4–2 11.5
=(3*6+12)/4–2 5.5
=3*(6+12/(4–2)) 36

IV. TÍNH TOÁN TRONG EXCEL : ĐIỀN SỐ THỨ TỰ

Khi bảng tính lớn, bạn không thể điền số thứ tự thủ công mà phải thực hiện theo hướng dẫn của Excel để đỡ mất thời gian và hạn chế sai sót. Có một số cách điền số thứ tự, Vinaonline.net giới thiệu bạn một số cách điền số thứ tự như sau:

1. Cách 1

B1: Tại ô đầu tiên, gõ số 1.

Trong bài thực hành: Tại ô A4.

B2: Tại ô thứ hai (ô tiếp theo) gõ số 2.

Trong bài thực hành: Tại ô A5.

B3: Chọn cả hai ô này.

Trong bài thực hành: Tại ô A4:A5.

B4: Nhấn và giữ chuột vào Fill handle kéo đến các ô khác.

Trong bài thực hành: Kéo đến ô A7.

Bạn sẽ được các số từ 1, 2, 3, 4.

Chú ý:

– Nếu số thứ nhất và số thứ hai cách nhau hai đơn vị (ví dụ: 1 và 3) thì bạn được dãy số 1, 3, 5, 7,…

– Có thể điền số thứ tự lên, qua phải, qua trái.

2. Cách 2

B1: Tại ô đầu tiên, gõ số 1.

Trong bài thực hành: Tại ô A4.

B2: Đặt con trỏ tại ô vừa gõ số 1.

Trong bài thực hành: Tại ô A4.

B3: Nhấn phím CTRL+Nhấn và giữ chuột vào Fill handle kéo đến các ô khác.

Trong bài thực hành: Kéo đến ô A7.

Chú ý:

– Bạn phải thả chuột trước khi thả phím CTRL, nếu không thực hiện như thế sẽ cho bạn một dãy toàn số 1.

V. BÀI TẬP ÁP DỤNG

Bài tập này áp dụng một số tính toán trong Excel và ôn lại phần định dạng ngày tháng nămtiền tệ. Ngoài ra, giới thiệu thêm một số định dạng (mang tính chất trang trí bảng tính) mà trong phần lý thuyết chưa nêu.

1. Yêu cầu tính toán

Tính toán trong Excel - Bảng kê vật tư

Tính toán trong Excel – Bảng kê vật tư

1. Nhập dữ liệu cho bảng tính theo mẫu.

2. Điền số thứ tự cho cột STT.

3. Tính TRỊ GIÁ = SỐ LƯỢNG x ĐƠN GIÁ.

4. Tính THUẾ = 5% x TRỊ GIÁ.

5. Tính CƯỚC CHUYÊN CHỞ = SỐ LƯỢNG x 1500.

6. CỘNG = TRỊ GIÁ + THUẾ + CƯỚC CHUYÊN CHỞ

7. Đóng khung cho bảng tính theo mẫu.

2. Gợi ý định dạng bảng tính

Để thực hiện bài tập này (cũng như những bài sau), bạn cần theo những trình tự sau:

B1: Nhập tiêu đề “BẢNG KÊ HÀNG VẬT TƯ” tại ô A1.

B2: Nhập STT tại ô A3, từ ô B3 đến F3, H3 gõ hai hàng trên một ô. Khi gõ xong hàng thứ nhất, nhấn giữ phím ALT+ENTER.

Ví dụ:

– ô B3 (TÊN HÀNG), gõ TÊN =>ALT+ENTER =>HÀNG

Sau khi thực hiện hết cho các ô, kết quả không canh giữa cột và giữa hàng như hình minh họa thì bạn tiếp thục thực hiện:

* Chọn các ô A3:I3.

* Nhấp lần lượt hai biểu tượng canh giữa (cột, hàng) tại vị trí số 1 (có mũi tên hai đầu).

Tính toán trong Excel giải thích nút lệnh thứ nhất

Tính toán trong Excel giải thích nút lệnh thứ nhất

B3: Chọn khối ô A1:I1, sau đó chọn biểu tượng Merge Cell… để canh giữa các ô này.

B4: Định dạng cột ngày nhập từ B4:B10 theo dạng dd/mm/yyyy.

B5: Nhập dữ liệu cho các cột từ TÊN HÀNG đến ĐƠN GIÁ.

B6: Điền STT theo một trong hai cách

3. Gợi ý thiết lập công thức

B7: Hoàn thành công thức

– TRỊ GIÁ (F4)=D4*E4

– THUẾ (G4) = 5%*F4

– CƯỚC CHUYỂN CHỞ (H4) = D4*1500

– CỘNG (I4) = F4+G4+H4

B8: Sao chép công thức

* Chọn F4:I4

* Nhấn giữ chuột vào Fill handle kéo xuống I10 (sẽ được kết quả cho 4 cột).

B9: Định dạng tiền tệ (mẫu #,##0 “đ”).

B10: Kẻ khung

* Chọn A3:I10

* Nhấp vào nút mũi tên nhỏ trên đỉnh số 2 và chọn mẫu đóng khung như mũi tên.

Chú ý:

Bạn in đậm tên bảng tính và dòng tiêu đề

Kết quả sẽ như thế này

Tính toán trong Excel - Bảng kê vật tư bài giải

Tính toán trong Excel – Bảng kê vật tư bài giải

File Excel mẫu thực hành

LỜI KẾT

Có nhiều thao tác tính toán trong Excel nhưng bạn đừng lo, thực hiện nhiều lần những thao tác này sẽ dần quen thuộc. Mọi kỹ năng định dạng và tính toán trong những bài đầu tiên đề lặp lại trong những bài sau vì vậy bạn phải tốn khá nhiều thời gian cho những bài này. Vinaonline.net chúc bạn tính toán trong Excel tốt nhất.

Leave a Comment