VinaOnline.net

Dữ liệu kiểu số và ngày tháng : trong Excel 2007 -2010 – 2013 – 2016

Dữ liệu kiểu số  và ngày tháng trong Excel là hai kiểu dữ liệu thường gặp nhất của Excel. Không định dạng đúng sẽ không thể tính toán được. Vì vậy, Vinaonline.net hướng dẫn chi tiết định dạng dữ liệu kiểu số và kiểu ngày tháng trong Excel, tiếp theo bài 3 thành phần quan trọng trong Excel

I. Dữ liệu kiểu số và ngày tháng : Kiểu số

Kiểu số trong Excel có hai dạng cần quan tâm:

– Dấu thập phân (Decimal symbol).

– Dấu phân cách hàng ngàn (nghìn) (Digit grouping).

Ngoài ra:

– Dấu phân cách trong công thức (List Separator).

– Tại sao phải quan tâm đến dấu này? vì nó bị ảnh hưởng bởi thay đổi dấu định thập phân và dấu phân cách hàng ngàn.  Hai nhóm định dạng dữ liệu kiểu số là:

1.  Định dạng dữ liệu kiểu số – Nhóm 1

* Dấu phân cách thập phân: “.“. Ví dụ: 5.1 (năm lẻ một).

* Dấu phân cách hàng ngàn: “,“. Ví dụ: 1,000 (một ngàn).

* Dấu phân cách trong công thức: “,“. Ví dụ: =SUM(2,3) (Hàm tính tổng của 2 và 3).

2.  Định dạng dữ liệu kiểu số – Nhóm 2

* Dấu phân cách thập phân: “,“. Ví dụ: 5,1 (năm lẻ một).

* Dấu phân cách hàng ngàn: “.“. Ví dụ: 1.000 (một ngàn).

* Dấu phân cách trong công thức: “;“. Ví dụ: =SUM(2;3) (Hàm tính tổng của 2 và 3).

Chú ý:

– Trong quá trình xử lý bảng tính bạn phải chọn một trong hai nhóm này, không được khác dù bạn muốn.

Nếu bảng tính của bạn được yêu cầu (hay bắt buộc) hiển thị dạng nào thì bạn phải tuân thủ và hết sức lưu ý trong công thức (dấu phẩy “,” hay dấu chấm phẩy “;“), nếu bạn thực hiện khác đi công thức của bạn sẽ báo lỗi ngay tại dấu phân cách.

– Trong dữ liệu kiểu số và kiểu ngày tháng thì dữ liệu kiểu số sẽ xuất hiện thường xuyên (hầu hết trong mọi bảng tính tầm trung bình trở lên).

3. Cách định dạng dữ liệu kiểu số

Bước 1: Mở Control Panel

Nhấp nút Start \ Control Panel hoặc mở Control Panel trực tiếp ngoài màn hình nền (Desktop) nếu máy tính của bạn có hiển thị biểu tượng Control Panel.

Bước 2: Mở mục Region and Language trong Control Panel (có biểu tượng quả địa cầu), chọn thẻ Formats, mặc định thẻ này được chọn.

Dữ liệu kiểu số và ngày tháng : Hộp thoại chung

Dữ liệu kiểu số và ngày tháng : Hộp thoại chung

Bước 3: Nhấp chuột vào nút Additional Setting… trong hộp thoại vừa được mở trong Bước 2.

Chú ý:

Từ Bước 1 đến Bước 3 giống nhau cho định dạng dữ liệu ngày tháng năm.

Dữ liệu kiểu số và ngày tháng : Định dạng kiểu số

Dữ liệu kiểu số và ngày tháng : Định dạng kiểu số

Bước 4: Chọn thẻ Numbers (mặc định thẻ này được chọn). Đến đây bạn điều chỉnh bộ ba dấu theo nhóm 1 hoặc nhóm 2.

Chú ý:

– Bạn không nên sửa mục nào khác ngoài ba mục này ngoại trừ bạn biết rõ về nó.

– Định dạng dữ liệu kiểu sốchỉ thực hiện trong Windows.

II. Dữ liệu kiểu số và ngày tháng : kiểu ngày tháng

1. Nhận dạng mẫu ngày tháng

Mặc nhiên Excel định dạng ngày tháng theo hệ thống nước Mỹ (tháng ngày năm). Tại Việt Nam thì ngày tháng năm vì vậy nếu bạn định dạng sai sẽ cho kết quả không mong muốn.

Trước hết, bạn xem các ký tự viết tắt sau đây:

– D (Day – ngày).

– M (Month – tháng).

– Y (Year – năm).

Ký tự in hoặc thường đều được.

– d hoặc D: Những ngày từ 1 đến 9 sẽ không có 0 (không) đứng trước. Ví dụ: 1, 5,… Dù bạn nhập vào 01, 05 thì Excel chỉ hiển thị 1, 5 mà thôi.

– dd hoặc DD: Có 0 đứng trước ngày từ 1 đến 9. Ví dụ: 01, 05,… Dù bạn nhập vào 1, 5 thì Excel vẫn hiển thị 01, 05.

– m hoặc M hay (mm hoặc MM) cách sử dụng giống như d.

– yy hoặc YY hay (yyyy hoặc YYYY) cách sử dụng giống d nhưng 2 hoặc 4 chữ số. Ví dụ: 18 hay 2018.

Phân tích tình huống: Hãy xem hai giá trị sau đây để xác định thứ tự của ngày tháng năm (mấy chữ số cho mỗi ngày, tháng, năm).

03/04/2018

18/07/2018

Qua hai giá trị này chỉ biết được:

– 2 chữ số cho ngày.

– 2 chữ số cho tháng.

– 4 chữ số cho năm.

Giá trị thứ nhất (03/04/2018) không xác được được ngày hay tháng đứng trước.

Giá trị thứ hai (18/07/2018) xác định được ngày đứng trước (vì không có tháng nào lớn hơn 12). Từ đó kết luận hai giá trị này có mẫu là dd/mm/yyyy.

Chú ý:

– Trong cột dữ liệu (năm sinh, ngày bán hàng, ngày hợp đồng,…) phải đồng nhất chứ không có trường hợp vài giá trị kiểu này, vài giá trị kiểu khác.
– Khó nhất của định dạng ngày tháng năm là xác định được mẫu. Trong trường hợp yêu cầu hiển thị dữ liệu dấu gạch ngang “-” thì bạn cứ thay dấu này cho dấu gạch xéo “/”.

– Định dạng dữ liệu kiểu số và ngày tháng thì dữ liệu kiểu ngày tháng khó nhớ hơn, nên bạn có thời gian thực hành vài lần trước khi qua những phần tiếp theo.

2. Định dạng dữ liệu kiểu ngày tháng

* Trong Windows

Bước 1 đến Bước 3 thực hiện giống định dạng dữ liệu kiểu số

Dữ liệu kiểu số và ngày tháng : Định dạng kiểu ngày tháng

Dữ liệu kiểu số và ngày tháng : Định dạng kiểu ngày tháng

Bước 4: Chọn thẻ Date, đến đây bạn gõ mẫu ngày tháng năm vào đây.

* Trong Excel

Bước 5: Chọn các ô muốn định dạng kiểu ngày tháng năm.

Bước 6: Nhấp chuột phải vào các ô vừa chọn, chọn Format Cells.

Dữ liệu kiểu số và ngày tháng : Định dạng kiểu ngày tháng trong Excel

Dữ liệu kiểu số và ngày tháng : Định dạng kiểu ngày tháng trong Excel

Bước 7: Chọn thẻ Number (mặc định thẻ này được chọn), tiếp theo chọn mục Date (đánh dấu số 1) và chọn mục Custom (đánh dấu số 2).

Gõ mẫu ngày tháng năm vào ô Type sẽ hoàn tất.

Chú ý:

– Bạn phải thực hiện trên hai hệ thống (Windows và Excell). Trong Windows và trong Excel phải thống nhất mẫu (giống nhau).

LỜI KẾT

Nếu bạn muốn tiếp tục tìm hiểu hay học tập Excel thì nên “Xem và thực hành kỹ phần này” thậm chí bạn thỉnh thoảng thực hành lại nếu đã đi qua những bài sau đó vì đây là những vấn đề cốt lỗi của Excel. Những phần khác bắt buộc phải dựa trến các định dạng này. Vinaonline.net chúc bạn thực hành tốt định dạng dữ liệu kiểu số và kiểu ngày tháng trong Excel.