VinaOnline.net

Dữ liệu kiểu tiền tệ và giờ phút : Trong Excel 2007 – 2010 – 2013 – 2016

Dữ liệu kiểu tiền tệ và giờ phút ít xuất hiện hơn so với dữ liệu kiểu số và ngày tháng trong Excel nhưng nó cũng đóng vai trò quan trọng trong bảng tính. Hôm nay mình tiếp tục hướng dẫn các bạn định dạng kiểu dữ tiền tệ và giờ phút trong Excel từ phiên bản 2007 đến 2016 đề sử dụng được

I. Dữ liệu kiểu tiền tệ và giờ phút : Kiểu tiền tệ

Tại một ô nào đó trong Excel, bạn muốn hiển thị giá trị 200,000 đ hay 1,000 USD thì sau? Bạn chỉ cần gõ 200000 hay 1000. Dấu phân cách và các ký hiệu tiền tệ do định dạng mà ra, bạn không được gõ tùy tiện vì khi đó Excel sẽ không thực hiện được những phép tính trên các giá trị này. Bạn phải định dạng dữ liệu kiểu tiền tệ (chỉ thực hiện trong Excel mà thôi).

Bước 1: Chọn các ô muốn định dạng (hiển thị kiểu tiền tệ).

Bước 2: Nhấp phải vào các ô vừa chọn, chọn Format Cells.

Dữ liệu kiểu tiền tệ và giờ phút : Kiểu tiền tệ

Dữ liệu kiểu tiền tệ và giờ phút : Kiểu tiền tệ

Bước 3: Chọn thẻ Number (mặc định thẻ này được chọn), tiếp theo bạn chọn mục Currency (đánh dấu số 1) và chọn mục Custom (đánh dấu số 2).

– Phân tích mẫu tiền tệ

– $#,##0.00 (mặc định của Excel) sẽ hiển thị $5,000.00

Dấu phẩy “,” là dấu phân cách hàng ngàn, dấu chấm “.” là dấu phân cách thập phân (nếu có lẻ chỉ chấp nhận hai số lẻ), nếu cần bạn xem lại phần định dạng dấu phân cách trong bài viết này.

– #,##0 “đồng” sẽ hiển thị 5,000 đồng.

– #,##0.00 “đ” sẽ hiển thị 5,000.00 đ.

“VND” #,##0 sẽ hiển thị VND 5,000.

Như vậy bạn biết cần phải gõ mẫu như thế nào vào ô Type.

Chú ý:

Nếu muốn hiển thị tiếng Việt tại ô Type, bạn phải chọn bảng mã Unicode nhé.

II. Dữ liệu kiểu tiền tệ và giờ phút : Kiểu giờ phút

Ít khi trong bảng tính xuất hiện kiểu dữ liệu giờ phút giây, nhưng nếu có thì bạn giải quyết bằng cách nào? Vì vậy Vinaonline.net hướng dẫn bạn cách nhập dữ liệu giờ phút giây trong Excel như sau.

Trong quá trình nhập thì mặc nhiên Excel hiểu dấu hai chấm “:” là phân cách giữa giờ và phút; dấu hai chấm tiếp theo là phân cách giữa phút và giây. Ví dụ: 8:30 (8 giờ 30 phút); 8:30:15 (8 giờ 30 phút 15 giây).

Đôi khi phần giây không hiển thị, nên bạn phải định dạng cho hiển thị phần giây. Cách định dạng giờ phút giây trong Excel như sau:

Bước 1: Chọn khối ô cần định dạng.

Bước 2: Nhấp chuột phải, chọn Format Cells…

Dữ liệu kiểu tiền tệ và giờ phút : Kiểu giờ phút

Dữ liệu kiểu tiền tệ và giờ phút : Kiểu giờ phút

Bước 3: Tại thẻ Number (mặc định Excel hiển thị thẻ này), chọn Time, và chọn tiếp Custom.

Gõ h:mm:ss AM/PM vào ô Type. Chỉ cần mẫu này là đủ rồi.

Giải thích thêm:

h: hour (giờ).

m: minute (phút).

s: second (giây)

AM/PM nếu có sẽ hiển thị theo 5 giờ => 5 AM; 17 giờ => 5 PM.

III. Dữ liệu kiểu chuỗi

1. Giải thích một số kiểu dữ liệu kiểu chuỗi

Bạn đã biết 4 kiểu định dạng, đó là: Định dạng dữ liệu kiểu số và ngày tháng, định dạng kiểu tiền tệ và giờ phút.

“Mặc nhiên 4 mẫu này sẽ được canh phải của ô, nghĩa là bạn tiến hành những phép tính cơ bản trên các kiểu dữ liệu này được.”

Dữ liệu kiểu số thì ngược lại, được canh bên trái ô.

“Mặc nhiên khi nhập dữ liệu được canh bên trái ô đó là dữ liệu kiểu chuỗi. Bạn thực hiện những phép tính hoặc sử dụng các hàm xử lý chuỗi mà thôi.”

Ví dụ:

A B C D E F
23/7/2018 23/7/2018 1,2 1.2 2 USD 2 USD
09/02/2018 09/02/2018 3,6 3.6 20 USD 20 USD
17/07/2018 17/07/2018 1.000 1,000 100 USD 100 USD

– Các cột trên đều có thể tính toán được, nhưng:

* Cột A, C, E sai định dạng vì dữ liệu không được canh phải (BẠN không canh nhé, mặc nhiên Excel hiển thị bên phải).

* Cột B, D, F đúng.

Đôi khi bạn cũng nên khóa những định dạng tính toán được để trở thành định dạng kiểu chuỗi (Text).

Ví dụ:

Tại một ô nào đó, gõ 12/7. Excel tự động chuyển sang “12-Jul“, rất khó chịu khi gặp tình trạng này.

2. Định dạng chuỗi

* Thủ công (thực hiện từng ô)

Trước khi gõ một giá trị nào đó, bạn gõ dấu nháy đơn “ “, tiếp theo gõ bất kỳ kiểu gì thì dữ liệu vừa nhập sẽ được canh trái (kiểu Text).

* Định dạng nhiều ô

Bước 1: Chọn các ô cần định dạng kiểu chuỗi.

Bước 2: Nhấp chuột phải, chọn Format Cells…

Định dạng dữ liệu kiểu chuỗi trong Excel

Định dạng dữ liệu kiểu chuỗi trong Excel

LỜI KẾT

Bạn đã hoàn thành 5 kiểu dữ liệu, đủ để tính thực hiện những bảng tính thông thường. Những bảng tính chuyên nghiệp như kế toán, thống kê,… bạn tìm hiểu thêm các loại định dạng này (Accounting, Fraction,…).

Nếu tìm hiểu từ bài viết thứ nhất đến bài này, thì bạn đã xong phần thao tác, định dạng, tính toán cơ bản. Những bài tiếp theo sẽ đề cập đến sử dụng hàm và kết hợp hàm và tính toán trong Excel.

Dữ liệu kiểu số và ngày tháng : trong Excel 2007 -2010 – 2013 – 2016

Dữ liệu kiểu số  và ngày tháng trong Excel là hai kiểu dữ liệu thường gặp nhất của Excel. Không định dạng đúng sẽ không thể tính toán được. Vì vậy, Vinaonline.net hướng dẫn chi tiết định dạng dữ liệu kiểu số và kiểu ngày tháng trong Excel, tiếp theo bài 3 thành phần quan trọng trong Excel

I. Dữ liệu kiểu số và ngày tháng : Kiểu số

Kiểu số trong Excel có hai dạng cần quan tâm:

– Dấu thập phân (Decimal symbol).

– Dấu phân cách hàng ngàn (nghìn) (Digit grouping).

Ngoài ra:

– Dấu phân cách trong công thức (List Separator).

– Tại sao phải quan tâm đến dấu này? vì nó bị ảnh hưởng bởi thay đổi dấu định thập phân và dấu phân cách hàng ngàn.  Hai nhóm định dạng dữ liệu kiểu số là:

1.  Định dạng dữ liệu kiểu số – Nhóm 1

* Dấu phân cách thập phân: “.“. Ví dụ: 5.1 (năm lẻ một).

* Dấu phân cách hàng ngàn: “,“. Ví dụ: 1,000 (một ngàn).

* Dấu phân cách trong công thức: “,“. Ví dụ: =SUM(2,3) (Hàm tính tổng của 2 và 3).

2.  Định dạng dữ liệu kiểu số – Nhóm 2

* Dấu phân cách thập phân: “,“. Ví dụ: 5,1 (năm lẻ một).

* Dấu phân cách hàng ngàn: “.“. Ví dụ: 1.000 (một ngàn).

* Dấu phân cách trong công thức: “;“. Ví dụ: =SUM(2;3) (Hàm tính tổng của 2 và 3).

Chú ý:

– Trong quá trình xử lý bảng tính bạn phải chọn một trong hai nhóm này, không được khác dù bạn muốn.

Nếu bảng tính của bạn được yêu cầu (hay bắt buộc) hiển thị dạng nào thì bạn phải tuân thủ và hết sức lưu ý trong công thức (dấu phẩy “,” hay dấu chấm phẩy “;“), nếu bạn thực hiện khác đi công thức của bạn sẽ báo lỗi ngay tại dấu phân cách.

– Trong dữ liệu kiểu số và kiểu ngày tháng thì dữ liệu kiểu số sẽ xuất hiện thường xuyên (hầu hết trong mọi bảng tính tầm trung bình trở lên).

3. Cách định dạng dữ liệu kiểu số

Bước 1: Mở Control Panel

Nhấp nút Start \ Control Panel hoặc mở Control Panel trực tiếp ngoài màn hình nền (Desktop) nếu máy tính của bạn có hiển thị biểu tượng Control Panel.

Bước 2: Mở mục Region and Language trong Control Panel (có biểu tượng quả địa cầu), chọn thẻ Formats, mặc định thẻ này được chọn.

Dữ liệu kiểu số và ngày tháng : Hộp thoại chung

Dữ liệu kiểu số và ngày tháng : Hộp thoại chung

Bước 3: Nhấp chuột vào nút Additional Setting… trong hộp thoại vừa được mở trong Bước 2.

Chú ý:

Từ Bước 1 đến Bước 3 giống nhau cho định dạng dữ liệu ngày tháng năm.

Dữ liệu kiểu số và ngày tháng : Định dạng kiểu số

Dữ liệu kiểu số và ngày tháng : Định dạng kiểu số

Bước 4: Chọn thẻ Numbers (mặc định thẻ này được chọn). Đến đây bạn điều chỉnh bộ ba dấu theo nhóm 1 hoặc nhóm 2.

Chú ý:

– Bạn không nên sửa mục nào khác ngoài ba mục này ngoại trừ bạn biết rõ về nó.

– Định dạng dữ liệu kiểu sốchỉ thực hiện trong Windows.

II. Dữ liệu kiểu số và ngày tháng : kiểu ngày tháng

1. Nhận dạng mẫu ngày tháng

Mặc nhiên Excel định dạng ngày tháng theo hệ thống nước Mỹ (tháng ngày năm). Tại Việt Nam thì ngày tháng năm vì vậy nếu bạn định dạng sai sẽ cho kết quả không mong muốn.

Trước hết, bạn xem các ký tự viết tắt sau đây:

– D (Day – ngày).

– M (Month – tháng).

– Y (Year – năm).

Ký tự in hoặc thường đều được.

– d hoặc D: Những ngày từ 1 đến 9 sẽ không có 0 (không) đứng trước. Ví dụ: 1, 5,… Dù bạn nhập vào 01, 05 thì Excel chỉ hiển thị 1, 5 mà thôi.

– dd hoặc DD: Có 0 đứng trước ngày từ 1 đến 9. Ví dụ: 01, 05,… Dù bạn nhập vào 1, 5 thì Excel vẫn hiển thị 01, 05.

– m hoặc M hay (mm hoặc MM) cách sử dụng giống như d.

– yy hoặc YY hay (yyyy hoặc YYYY) cách sử dụng giống d nhưng 2 hoặc 4 chữ số. Ví dụ: 18 hay 2018.

Phân tích tình huống: Hãy xem hai giá trị sau đây để xác định thứ tự của ngày tháng năm (mấy chữ số cho mỗi ngày, tháng, năm).

03/04/2018

18/07/2018

Qua hai giá trị này chỉ biết được:

– 2 chữ số cho ngày.

– 2 chữ số cho tháng.

– 4 chữ số cho năm.

Giá trị thứ nhất (03/04/2018) không xác được được ngày hay tháng đứng trước.

Giá trị thứ hai (18/07/2018) xác định được ngày đứng trước (vì không có tháng nào lớn hơn 12). Từ đó kết luận hai giá trị này có mẫu là dd/mm/yyyy.

Chú ý:

– Trong cột dữ liệu (năm sinh, ngày bán hàng, ngày hợp đồng,…) phải đồng nhất chứ không có trường hợp vài giá trị kiểu này, vài giá trị kiểu khác.
– Khó nhất của định dạng ngày tháng năm là xác định được mẫu. Trong trường hợp yêu cầu hiển thị dữ liệu dấu gạch ngang “-” thì bạn cứ thay dấu này cho dấu gạch xéo “/”.

– Định dạng dữ liệu kiểu số và ngày tháng thì dữ liệu kiểu ngày tháng khó nhớ hơn, nên bạn có thời gian thực hành vài lần trước khi qua những phần tiếp theo.

2. Định dạng dữ liệu kiểu ngày tháng

* Trong Windows

Bước 1 đến Bước 3 thực hiện giống định dạng dữ liệu kiểu số

Dữ liệu kiểu số và ngày tháng : Định dạng kiểu ngày tháng

Dữ liệu kiểu số và ngày tháng : Định dạng kiểu ngày tháng

Bước 4: Chọn thẻ Date, đến đây bạn gõ mẫu ngày tháng năm vào đây.

* Trong Excel

Bước 5: Chọn các ô muốn định dạng kiểu ngày tháng năm.

Bước 6: Nhấp chuột phải vào các ô vừa chọn, chọn Format Cells.

Dữ liệu kiểu số và ngày tháng : Định dạng kiểu ngày tháng trong Excel

Dữ liệu kiểu số và ngày tháng : Định dạng kiểu ngày tháng trong Excel

Bước 7: Chọn thẻ Number (mặc định thẻ này được chọn), tiếp theo chọn mục Date (đánh dấu số 1) và chọn mục Custom (đánh dấu số 2).

Gõ mẫu ngày tháng năm vào ô Type sẽ hoàn tất.

Chú ý:

– Bạn phải thực hiện trên hai hệ thống (Windows và Excell). Trong Windows và trong Excel phải thống nhất mẫu (giống nhau).

LỜI KẾT

Nếu bạn muốn tiếp tục tìm hiểu hay học tập Excel thì nên “Xem và thực hành kỹ phần này” thậm chí bạn thỉnh thoảng thực hành lại nếu đã đi qua những bài sau đó vì đây là những vấn đề cốt lỗi của Excel. Những phần khác bắt buộc phải dựa trến các định dạng này. Vinaonline.net chúc bạn thực hành tốt định dạng dữ liệu kiểu số và kiểu ngày tháng trong Excel.