VinaOnline.net

Xử lý lỗi trong Excel : Nhận biết và khắc phục các lỗi thường gặp

Xử lý lỗi trong Excel là tìm hiểu và chỉnh sửa công thức và dữ liệu trong bảng tính. Thực hiện công việc này nhanh hay chậm còn tùy thuộc vào kỹ năng phân tích của bạn. Để xử lý lỗi trong Excel thành công, bạn nên tuân thủ một số quy định của Excel như sau:

I. Xử lý lỗi trong Excel : Sử dụng hàm hay biểu thức

1. Hàm

– Bạn nên quan tâm một số yếu tố khi sử dụng hàm:

+ Hàm hay không tham số? Nếu có, tham số này sử dụng mặc định được không?

+ Tham số trong hàm phải đúng kiểu dữ liệu.

+ Khi có nhiều hàm lồng nhau, hàm trong cùng được thực hiện trước.

+ Khi gõ hàm nên tắt tiếng Việt, đặc biệt đang sử dụng kiểu gõ Telex.

2. Biểu thức

– Khi sử dụng biểu thức phức tạp trong công thức, bạn nên tuân theo quy tắc:

+ Số ngoặc đóng bằng số ngoặc mở “( )”.

+ Nên cẩn thận vị trí dấu ngoặc đóng, sử dụng sai vị trí đôi khi công thức không báo lỗi nhưng kết quả tính toán sai!

Bạn có thể tham khảo thêm

II. Xử lý lỗi trong Excel : Thông báo lỗi và cách khắc phục

1. Hiển thị #### hoặc 1E+n

Đây không phải là lỗi, mà do độ rộng cột (ô) không đủ lớn. Bạn chỉ cần kéo độ lớn cột là khắc phục được vấn đề này.

2. #DIV/0!

Lỗi này do bạn thực hiện phép chia cho 0 (không).

Khắc phục

+ Xem lại dữ liệu đã nhập đúng chưa, hoặc

+ Công thức tham chiếu đến giá trị 0.

3. #NAME?

Lỗi này do bạn gõ tên hàm không đúng hoặc địa chỉ ô không chính xác (Excel vẫn hiểu đó là hàm không đúng).

Khắc phục:

Kiểm tra chính tả của hàm hoặc các ô tham gia công thức.

4. #N/A

Lỗi này khi bạn dò tìm nhưng không có giá trị trùng khớp (thường gặp trong các hàm VLOOKUP(), HLOOKUP(), MATCH(), INDEX(),…)

Khắc phục

Xem lại dữ liệu trong bảng tính và các bảng tham chiếu. Một số yếu tố cần quan tâm:

– Số ký tự (giá trị) trong bảng tính và giá trị trong cột (hoặc hàng) của bảng tham chiếu bằng nhau chưa.

– Có cùng kiểu dữ liệu chưa (kiểu chuỗi và kiểu số chẳng hạn), nếu chưa thì nên chuyển đổi kiểu dữ liệu.

Bạn có thể tham khảo các hàm cắt chuỗi và đổi kiểu dữ liệu.

5. #NULL!

Lỗi này xảy ra khi thực hiện giao hai vùng dữ liệu, nhưng không có kết quả.

Khắc phục

Nên kiểm tra lại hai vùng dữ liệu.

6. #NUM!

Lỗi này thường gặp khi giá trị (số) không hợp lệ.

Ví dụ:

Bạn cần số nguyên tính căn bậc 2, nhưng bạn nhập số âm chẳng hạn.

7. #REF!

Lỗi này khi bạn tham chiếu đến một ô hoặc khối ô không hợp lệ hoặc ô đang sử dụng công thức.

Khắc phục

– Chỉ kiểm tra ô hoặc khối ô hợp lệ trong công thức mà thôi.

8. #VALUE!

Sử dụng kiểu dữ liệu trong các tham số không đúng.

Ví dụ:

Kiểu chuỗi và kiểu số.

Kiểu chuỗi và kiểu ngày tháng năm,…

Khắc phục

Kiểm tra lại kiểu dữ liệu (có thể định dạng) cho phù hợp.

Lời kết

Xử lý lỗi trong Excel là một là một phần của thao tác bảng tính. Nếu bạn kiểm soát lỗi tốt thì sẽ rút ngắn thời gian thực hiện bảng tính. Dù bạn xử lý bảng tính trong Excel tốt đến đâu thì mình vẫn khuyên bạn, hạn chế lỗi càng ít càng tốt. Chúc bạn thành công.