VinaOnline.net

Sap-xep-du-lieu

Sắp xếp dữ liệu trong Excel

Sắp xếp dữ liệu là một phần không thể thiếu trong phân tích dữ liệu. Bạn có thể sắp xếp danh sách các tên theo thứ tự bảng chữ cái, sắp xếp danh sách các mức tồn kho sản phẩm từ cao nhất đến thấp nhất. Sắp xếp dữ liệu giúp bạn kiểm soát dữ liệu trực quan, và cuối cùng đưa ra quyết định hiệu quả hơn.

I. Các tiêu chí sắp xếp dữ liệu

* A→Z (hoặc A to Z): Sắp xếp tăng dần

* Z→A (hoặc Z to A): Sắp xếp giảm dần

Có nhiều cột trong một bảng tính Excel, bạn muốn sắp xếp cột nào thì sắp xếp cột đó theo tiêu chí tăng dần hoặc giảm dần.

Nếu muốn sắp xếp kết hợp nhiều cột:

* Cột nào được chọn sắp xếp trước sẽ có hiệu lực nhất.

* Cột được chọn tiếp theo sẽ có hiệu lực kế tiếp.

* Cột tiếp theo nữa sẽ có hiệu lực thấp nhất.

Chú ý:

– Không nhất thiết cột đứng trước trong bảng tính sẽ được chọn trước. Tùy theo YÊU CẦU sắp xếp của bạn.

– Không nhất thiết tiêu chí sắp xếp các cột phải giống nhau. Cột sắp xếp đầu tiên chọn tăng dần chẳng hạn, cột sắp xếp thứ hai, thứ ba có thể tăng dần hoặc giảm dần.

– Không nhất thiết phải sắp xếp trên 3 cột. Bạn có thể sắp xếp trên 1 cột, 2 cột, … n cột.

– KHÔNG CHÍNH XÁC khi sắp xếp chuỗi có chữ cái đầu là Đ, Ô, Ê,… vì các chữ này ngoài bảng chữ cái tiếng Anh.

II. Trình tự sắp xếp dữ liệu

Bước 1: Chọn bảng tính cần sắp xếp

Bạn không cần chọn hết vì nó sẽ thay đổi trật tự khi tiến hành sắp xếp. Cột Số thứ tự chẳng hạn.

Hình minh họa, bạn cần chọn từ ô B2 (Mã nhân viên) đến ô H18 (ô cuối cùng của cột Thực lãnh).

Sap-xep-du-lieu-chon-du-lieu

Cột Số thứ tự và cột Ghi chú không cần chọn.

Bước 2: Tiến hành sắp xếp

Đảm bảo Bước 1 phải được chọn.

Nhấp vào menu Data \ Chọn biểu tượng ngay mũi tên số 2.

Sap-xep-du-lieu-tien-hanh-sap-xep

Bước 3: Chọn tiêu chí sắp xếp

Khi thực hiện Bước 2, ngay lập tức hiện ra hộp thoại gợi ý theo dữ liệu bạn chọn.

Sap-xep-du-lieu-sap-xep-theo-Ma-Nhan-Vien-tang-dan

Từ hộp thoại này, bạn có thể sắp xếp theo các tiêu chí như sau:

1. Sắp xếp theo Mã nhân viên tăng dần

Sort by: Mã Nhân Viên            Order: A to Z

Bạn giữ nguyên các thông số trong hộp thoại, nhấp OK.

Kết quả sắp xếp theo Mã nhân viên tăng dần.

Ket-qua-sap-xep-du-lieu-sap-xep-theo-Ma-Nhan-Vien-tang-dan

2. Sắp xếp theo Phòng Ban tăng dần, nếu cùng Phòng Ban thì sắp theo Phụ cấp Chức vụ giảm dần

Sort by: Phòng Ban                                    Order: A to Z

Then by: Phụ cấp Chức vụ                       Order: Largest to smallest

Đến đây phát sinh thêm:

– Nhấp chuột vào nút Add Level (thêm mục Then by), nếu phát sinh thêm cứ nhấp vào nút này. Trong trường hợp dư tiêu chí sắp xếp, bạn nhấp vào nút Delete Level để xóa.

– Đối với dữ liệu kiểu số, tiền tệ, ngày tháng, giờ phút,…

* Smallest to largest: Tương đương A→Z.

* Largest to Smallest: Tương đương Z→A.

Sap-xep-du-lieu-sap-xep-theo-Phong-Ban-tang-dan-PCCV-giam-dan

Kết quả sắp xếp theo Phòng Ban tăng dần, nếu cùng Phòng Ban thì sắp theo Phụ cấp Chức vụ giảm dần.

Ket-qua-sap-xep-du-lieu-sap-xep-theo-Phong-Ban-tang-dan-PCCV-giam-dan

Kết luận

Sắp xếp dữ liệu trong Excel khá đơn giản, nếu không thực hiện được thì ảnh hưởng đến thao tác thực hiện bảng tính của bạn. Tốt nhất bạn nên thực hành sắp xếp vài lần để chuyển qua phần khác nhanh hơn. Chúc bạn sắp xếp bảng tính đúng theo yêu cầu đặt ra.

Tải dữ liệu mẫu

Leave a Comment