VinaOnline.net

Loc-du-lieu trong Excel

Lọc dữ liệu trong Excel phù hợp với yêu cầu

Lọc dữ liệu trong Excel là hiển thị một số mẫu tin nào đó theo yêu cầu đặt ra. Nếu thực hiện công việc thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian và dễ dẫn tới sai sót. Hôm nay, mình cùng bạn tìm hiểu lọc dữ liệu theo Excel để phục vụ công việc tốt nhất có thể.

Loc-du-lieu-trong-Excel-Bang-tinh-minh-hoa

BÀI VIẾT THAM KHẢO

I. Tìm hiểu từ ngữ lọc dữ liệu trong Excel

1. Text Filters

Thực hiện trên các giá trị chuỗi. Sử dụng cột “Chức vụ” để minh họa cho mục này.

Loc-du-lieu-trong-Excel-Text-Filters

a. Chọn trực tiếp

Nếu bạn bỏ chọn (không tick) vào mục nào (trong cột Chức vụ) thì dữ liệu bảng tính sẽ không hiển thị những mẫu tin tương ứng.

Ví dụ: Bạn chọn hai mục PGĐ

Loc-du-lieu-trong-Excel-Vi-du-1

Kết quả như sau:

Loc-du-lieu-trong-Excel-Ket-qua-Vi-du-1

Nếu chọn hết, đồng nghĩa bạn chưa lọc cho cột này (cột Chức vụ).

b. Chọn theo điều kiện

Nếu chọn Text Filters sẽ xuất hiện các mục như sau:

Loc-du-lieu-trong-Excel-Cac-muc-trong-Text-Filters
  • Equals: Bằng.

Mục này sẽ hiển thị kết quả đúng với chuỗi được chọn.

– Chọn Chức vụ là GĐ

Loc-du-lieu-trong-Excel-Custom-Text-Filters 1

Tương đương

Loc-du-lieu-trong-Excel-Custom-Text-Filters-1b

– Chọn Chức vụ là GĐ hoặc PGĐ

Loc-du-lieu-trong-Excel-Custom-Text-Filters-2
  • Does Not Equal: Không bằng, điều kiện này sẽ ngược với Equals.
  • Begins With: Bắt đầu với.
  • Ends With: Kết thúc (cuối) với
  • Contains: Chứa
  • Does Not Contain: Không chứa.
  • Custom Filter: Thiết lập điều kiện lọc theo yêu cầu
Loc-du-lieu-trong-Excel-Custom-Text-Filters-3

Chứa các tùy chọn lọc cho chuỗi (Text Filters) và cho số (Number Filters).

Chú ý:

Muốn hiển thị đầy đủ dữ liệu của bảng tính thì chọn mục “Clear Filter From …” đóng khung màu xanh của hình mục I.1.

2. Number Filters

Thực hiện trên các giá trị số, tiền tệ,…

Thực hiện cột Lương cơ bản để minh họa.

Loc-du-lieu-trong-Excel-Cac-muc-trong-Number-Filters

Một số điều kiện chưa có trong Text Filters.

  • Greater Than: Lớn hơn
  • Greater Than Or Equal To: Lớn hơn hoặc bằng.
  • Less Than: Nhỏ hơn.
  • Less Than Or Equal To: Nhỏ hơn hoặc bằng.
  • Between: Trong khoảng.
  • Top 10: Lấy bao nhiêu mẫu tin (hoặc phần trăm) cao nhất (Top) hoặc thấp nhất (Bottom) của cột đang xét (Lương cơ bản).
Loc-du-lieu-trong-Excel-Cac-muc-trong-Number-Filters--Top-10a
Loc-du-lieu-trong-Excel-Cac-muc-trong-Number-Filters--Top-10b
  • Above Average: Trên mức trung bình.
  • Below Average: Dưới mức trung bình.

II. Thực nghiệm lọc dữ liệu trong Excel

Phần này xem như minh họa chi tiết lý thuyết.

Bước 1: Chọn bảng tính (từ A2:I18 – cả dòng tiêu đề).

Bước 2: Vào menu Data, chọn mục Filter

Loc-du-lieu-trong-Excel-menu-loc-du-lieu

Bước 3: Thực hiện lọc dữ liệu.

– Yêu cầu 1: Chức vụ: GĐ, PGĐ, TP, PP có Lương cơ bản lớn hơn hoặc bằng 450,000.

Để giải quyết yêu cầu này, bạn tiến hành trên hai cột (Chức vụ, Lương cơ bản). Cột nào thực hiện trước đều được.

+ Thực hiện trên cột Chức vụ. Chọn cách thông thường:

Loc-du-lieu-trong-Excel-Yeu-cau-1a

Hoặc chọn cách Text Filters

Loc-du-lieu-trong-Excel-Yeu-cau-1b

Kết quả thực hiện lọc trên cột Chức vụ:

Loc-du-lieu-trong-Excel-Ket-qua-yeu-cau-1a

+ Thực hiện trên cột Lương cơ bản.

Loc-du-lieu-trong-Excel-Yeu-cau-1c

Kết quả thực hiện lọc trên cột Chức vụ, tiếp theo lọc trên cột Lương cơ bản

Loc-du-lieu-trong-Excel-Ket-qua-yeu-cau-1b

– Yêu cầu 2: Chọn những nhân viên có tên bắt đầu bằng “C” hoặc “H”.

+ Thực hiện tại cột Họ tên Nhân viên

Loc-du-lieu-trong-Excel-Yeu-cau-2

Kết quả thực hiện lọc trên cột Họ tên nhân viên:

Loc-du-lieu-trong-Excel-Ket-qua-yeu-cau-2

– Yêu cầu 3: Chọn những nhân viên có Mã nhân viên là “5” hoặc “6”.

Loc-du-lieu-trong-Excel-Yeu-cau-3a

Hoặc

Loc-du-lieu-trong-Excel-Yeu-cau-3b

Kết quả thực hiện lọc trên cột Họ tên nhân viên:

Loc-du-lieu-trong-Excel-Ket-qua-yeu-cau-3

Kết luận

Lọc dữ liệu trong Excel ít sử dụng trong thường xuyên, nếu có yêu cầu phát sinh bạn không thực hiện được thì … rất khó. Qua bài viết này, mình mong bạn từng bước lọc dữ liệu trong Excel một cách hiệu quả. Chúc bạn thành công.

Tải dữ liệu mẫu

Leave a Comment