VinaOnline.net

Trinh-bay-van-ban-phan-2

Kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư 01 – Phần 2

Trình bày văn bản theo Thông tư 01 – Phần 2 là tiếp tục Phần 1 để xử lý hoàn chỉnh văn bản (mức cơ bản) theo quy định của Bộ Nội vụ. Trình bày văn bản theo Thông tư 01 chỉ đề cập đến xử lý văn bản bằng Micrsoft Word, nếu bạn muốn tìm hiểu kỹ hơn thì tham khảo Thông tư 01/2011/TT-BNV.

Quy định của Thông tư

– Bảng mã: Unicode.

– Font name: Time New Roman.

– Font size: 11, 12, 13, 14 tùy theo vị trí các mục trong văn bản.

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-theo-Thong-tu-01-Mau-1

Tiêu đề văn bản

Phần này mình và bạn cùng tìm hiểu mục 1, 2, 3, 4, 5 (5a, 5b) trong biểu mẫu của Thông tư.

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-theo-Thong-tu-01-Mau-2

– Phần trên cùng (mục 1, 2, 3, 4 của Thông tư): Bạn có thể sử dụng định dạng tab (center tab) hoặc chèn bàng biểu (table). Lời khuyên, bạn nên sử dụng table vì định dạng tab sẽ gặp khó khăn khi Mục 2 nhiều chữ sẽ không viết ra ngoài lề giấy được.

Theo hình minh họa, sử dụng Mẫu 1 hay Mẫu 2 đều giống nhau:

+ Tất cả canh giữa (center).

+ Tất cả font size 13, ngoại trừ “Độc lập …” size 14.

+ In đậm, in nghiêng, xuống hàng giống như minh họa.

+ Sử dụng nét vẽ (Draw) màu đen, độ lớn (Weight = 1 pt):

* Dưới tên đơn vị (SỞ NỘI VỤ) từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và cân đối.

* Dưới Độc lập… có độ dài nét vẽ bằng độ dài dòng chữ (Độc lập…).

+ Thực hiện xong, bỏ border của table.

– Tiếp theo tiêu đề (mục 5a, 5b của Thông tư):

+ Chèn table như minh họa.

+ QUYẾT ĐỊNH Về việc… font size 14.

+ V/v kế hoạch kiểm tra … font size 12.

+ Thực hiện xong, bỏ border của table.

– Mục 5 Mẫu 2 bạn cần canh giữa là được, QUYẾT ĐỊNH Về việc… font size giống 5a.

Nội dung văn bản

– Sử dụng font size 13 hoặc 14.

– THẨM QUYỀN BAN HÀNH QUYẾT ĐỊNH canh giữa và in đậm.

– Căn cứ và Điều …

+ Sau mỗi căn cứ có dấu chấm phẩy (;), trừ căn cứ cuối cùng sử dụng dấu chấm (.).

Canh đều 2 biên (Justify).

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-theo-Thong-tu-01-Mau-3

– Định khoảng cách đoạn / hàng văn bản:

1. Chọn đoạn văn bản.

2. Nhấp hình vuông nhỏ của công cụ Paragraph hoặc nhấp phải vào đoạn văn bản, chọn Paragraph:

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-theo-Thong-tu-01-Dinh-dang-doan

+ Khoảng cách đoạn (Spacing): (before = 6 pt, Apter = 6 pt).

+ Khoảng cách hàng (Line spacing): Từ 1 (single) đến 1.5 lines, thực tế bạn chọn từ 1.1 đến 1.2 là vừa. Nếu thu hẹp trang giấy thì mới sử dụng 1 (single).

Phần cuối văn bản

– Chèn table với 2 cột:

+ Nơi nhận: Font size 12, in nghiêng.

+ Các hàng dưới nơi nhận, font size 11.

+ QUYỀN HẠN,… trình bày giống mẫu, font size 14.

Kết luận

Trình bày văn bản theo Thông tư 01 không khó, nhưng để có văn bản hoàn chỉnh đúng theo mẫu là vấn đề khác. Qua hai bài viết này, bạn nên đọc thêm Thông tư 01/2011/TT-BNV để trình bày văn bản đáp ứng yêu cầu công việc. Chúc bạn thành công.

Download mẫu văn bản

Leave a Comment