VinaOnline.net

Trinh-bay-van-ban-phan-1

Kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư 01/2011/TT-BNV – Phần 1

Kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 19 tháng 01 năm 2011 là quy định các định dạng Microsoft Word. Thống nhất kỹ thuật trình bày văn bản theo các chuẩn chung đã quy định của Bộ Nội vụ.

I. Chọn đơn đo trong Word

Theo mặc định đơn vị đo được tính bằng inches (theo chuẩn của Mỹ), vì vậy bạn nên chọn theo đơn vị thông dụng của Việt Nam (Centimeters  (cm) hoặc Millimeters (mm)). Ở đây, gợi ý bạn chọn Millimeters (mm).

Cách chọn như sau:

File \ Options \ Advanced (trong hộp thoại Word Options) \ Display \ Show measurements in units of: Chọn Millimeters \ Nhấp OK.

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-hop-thoai-Word-Options

Mô tả:

Trong hộp thoại này, kéo thanh trượt dọc (màu xanh) bên phải xuống khoảng giữa. Xuất hiện nhóm Display, tìm đếm mục Show measurements in units of: chọn Millimeters. Bạn đã chọn được đơn vị đo thông dụng (và quy định) của Việt Nam.

II. Xác định kích thước khổ giấy

Theo mục 3 Điều 5, kích thước khổ giấy được xác định như sau:

“Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm;

Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm.”

Mình minh họa khổ giấy A4 (màu đen) và phần viết chữ (văn bản) được minh họa màu xanh theo hình dưới đây:

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-Dinh-dang-Kho-giay

Để thực hiện công việc này, bạn nhấp chuột vào

Menu Layout \ Margins  \ Custom Margins… xuất hiện hộp thoại Page Setup

1. Thẻ Margins

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-Page-setup-1

Khung Margin

Mặc nhiên, các giá trị trong Top, Bottom, Left, Right bằng 25.4 mm. Bạn tự gõ vào các giá trị cho phù hợp. Ngoài ra, tìm hiểu thêm:

+ Gutter: Là khoảng cách chừa ra từ lề để đóng tài liệu.

+ Gutter position: Vị trí để đóng tài liệu, bên trái (Left) hay trên đỉnh (Top).

Khung Orientation

+ Portrait: Khổ giấy đứng (thông thường).

+ Landscape: Khổ giấy ngang.

Khung Pages

+ Multiple pages

* Normal: In một mặt.

* Mirror margins: In hai mặt, tùy chọn này sẽ thay đổi Left thành InsideRight thành Outside.

Khung Preview

+ Apply to:

* Whole document: Có hiệu lực toàn bộ văn bản.

* This point forward: Có hiệu lực từ vị trí con trỏ trở về trước.

2. Thẻ Paper

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-Page-setup-2

+ Khung Paper size: Chọn A4 (khổ giấy A4)

Chú ý:

Set As Default có hiệu lực đối văn bản hiện tại và những văn bản sẽ tạo sau đó.

OK chỉ có hiệu lực đối với văn bản hiện tại.

Kết luận

Kỹ thuật trình bày văn bản gồm rất nhiều việc phải thực hiện, nhưng công việc trước tiên cần quan tâm đó là chọn đơn vị đo trong word và định dạng khổ giấy cho phù hợp. Vì vậy, loạt bài viết này nhằm hỗ trợ các bạn đã biết cơ bản sử dụng Microsot Word. Hẹn bạn các bài viết tiếp theo.

Leave a Comment