VinaOnline.net

5 định dạng mặc định Word hữu ích công việc của bạn

5-dinh-dang-mac-dinh-word

5 định dạng mặc định Word nhằm cải tiến thời gian thực hiện trong Word. Bất cứ khi nào bạn còn sử dụng Word thì 5 định dạng mặc định này sẽ giúp bạn tối ưu công việc đáng kể.

I. Tổng quan định dạng mặc định

1. Tìm hiểu định dạng mặc định là gì?

Trong bộ Office nói chung, trong đó có Word cho phép người sử dụng định dạng mặc định (Default format), nghĩa là người sử dụng định dạng xong, những lần sử dụng sau vẫn có hiệu lực.

2. Các định dạng được thực hiện theo chuẩn nào

Trong giao dịch hành chính hiện tại được áp dụng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ, ban hành ngày 05/3/2011 Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Nếu bạn không sử dụng văn bản hành chính thì không cần theo quy định trong Thông tư này.

3. Định dạng lúc nào hợp lý

Không có bắt buộc trong trường hợp này. Tuy nhiên, bạn NÊN định dạng trước khi tạo văn bản (gõ văn bản trong Word) vì định dạng sau sẽ phát sinh một số vấn đề bạn cần giải quyết:

– Văn bản không còn đúng như ban đầu do ảnh hưởng của font size (độ lớn chữ), font name (tên font chữ), định dạng hàng, định dạng đoạn, kích thước khổ giấy,…

– Hình ảnh, bảng biếu,… không còn đúng vị trí.

– Số trang văn bản dự kiến không còn phù hợp,…

Để khắc phục các vấn đề phát sinh, bạn phải tốn thời gian rất nhiều.

II. 5 định dạng mặc định Word

1. Định dạng mặc định font chữ

Để thực hiện công việc này, bạn theo các bước sau:

Bước 1: Chọn văn bản (dùng chuột, kết hợp phím Shift+ Các phím mũi tên,…).

Bước 2: Sử dụng các nút bên dưới sẽ có hiệu lực như minh họa.

5-dinh-dang-mac-dinh-word-font

Giải thích một số trường hợp ngoại lệ:

– Tính năng được in đậm: Bạn có thể sử dụng mũi tên bên cạnh để sử dụng tùy chọn.

– Có tổ hợp phím kèm theo (Ctrl+B chẳng hạn), bạn có thể sử dụng phím tắt thay vì nhấp chuột vào nút lệnh.

– Mục Chọn tên font chữ phụ thuộc vào chọn bảng mã (của phần mềm Unikey), sau đây là các bảng mã thông dụng:

5-dinh-dang-mac-dinh-word-unikey

* Unicode: Time New Roman, Tohama, Arial, Calibri (Calibri *), … bạn có thể mở hộp thoại Font để xem thêm (chỉ học thuộc lòng thôi).

* VNI-Windows: Các font bắt đầu bằng VNI-<Tên font>s.

Ví dụ:

VNI-Times, VNI-Books,…

* TCVN3 (ABC): Các font bắt đầu bằng .vn<Tên font>(có thể có H)

Ví dụ:

.vnTime Viết toàn chữ thường.

.vnTimeH Viết toàn chữ HOA.

Các nút lệnh trên có tính chất tạm thời lúc bạn định dạng văn bản mà thôi. Nếu muốn định dạng font mặc định, nhấp nút vuông góc dưới khung font (được khoanh tròn màu đỏ).

5-dinh-dang-mac-dinh-word-font2


Tóm lại: Bạn chọn theo Thông tư 01

* Font (Font name): Time New Roman.

* Font style: Regular (thường).

* Size (Font size): 14 hoặc 13 (nếu 13 thì bạn tự gõ vào). Nhấp nút Set As Default

5-dinh-dang-mac-dinh-word-font3

Hộp thoại tiếp theo, chọn All documents based on …

Nhấp OK, thoát Word và mở Word để kiểm chứng.

2. Đơn vị đo

Có nhiều đơn vị đo, nếu không điều chỉnh thì Word hiển thị đơn vị inch (”). Đơn vị này không phù hợp với Việt Nam.

Đổi đơn vị này như sau:

Vào menu File \ Options \ Advanced \ Tìm nhóm Display \ Show measurements in units of, chọn Centimeters.

5-dinh-dang-mac-dinh-word-don-vi-do

Chú ý:

– Nhấp OK là có hiệu lực mặc định, không có nút Set As Default như các hộp thoại định dạng khác.

– Chọn đơn vị đo là Centimeters mặc dù bài viết trước mình chọn Millimeters (vẫn theo Thông tư) nhưng số đo lớn quá, khó kiểm soát.

3. Định dạng đoạn (Paragraph)

Phần này mình trích Mục 2 Điều 11 trong Thông tư để các bạn tham khảo.

Để thực hiện các tham số này, bạn nhấp vào mục vuông của khung Paragraph như hình minh họa.

5-dinh-dang-mac-dinh-word-doan

Mình không nêu tính năng của các nút lệnh, sử dụng và giải thích trong hộp thoại luôn.

5-dinh-dang-mac-dinh-word-doan2

Điều 11, mục 2. Kỹ thuật trình bày có quy định như sau:

– Chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); Áp dụng vị trí Số 3

– Khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; Áp dụng vị trí Số 4

– Khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; Áp dụng vị trí Số 5

Ngoài ra, mình giải thích thêm:

Số 1: 

  • Alignment: Canh đoạn văn bản

Justified (Ctrl+J): Đều hai biên.

Centered (Ctrl+E): Canh giữa.

Left (Ctrl+L): Canh trái.

Right (Ctrl+R): Canh phải.

  • Outline level: Sử dụng trong trường hợp bạn muốn tạo mục lục tự động (mình sẽ hướng dẫn bài khác).

– Số 2:

  • Left: Thước dưới trái thụt vào.

Ví dụ:

Left=1 cm, lề trái sẽ thục vào 1 cm từ dòng thứ hai đến hết đoạn văn bản. Lúc này dòng thức nhất (First line) tiếp tục thụt vào 2.27 cm (cách left 1.27 cm).

  • Right: Thước bên phải thụt vào.

Sau khi chọn xong các tham số, nhấp nút Set As Default để kết thúc

4. Định dạng trang (page setup)

Bạn tham khảo mục Kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư 01/2011/TT-BNV – Phần 1

5. Lưu vào thư mục chỉ định.

Mặc nhiên Word lưu hoặc mở tại thư mục Document. Nếu bạn muốn lưu / mở tại thư mục khác (D:\TAM chẳng hạn), thực hiện như sau:

Vào menu File \ Options \ Save \ Default local file location, gõ D:\TAM\

5-dinh-dang-mac-dinh-word-luu

Khi bạn chọn nút Browse để lưu hoặc mở tài liệu, Word sẽ hiển thị thư mục D:\TAM.

Kết luận

Sử dụng Word thành thạo là cả một quá trình. Tuy nhiên, 5 định dạng mặc định trong word sẽ giúp bạn hạn chế thời gian thao tác những công việc không cần thiết. Chúc bạn sử dụng word tốt.

Kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư 01 – Phần 2

Trinh-bay-van-ban-phan-2

Trình bày văn bản theo Thông tư 01 – Phần 2 là tiếp tục Phần 1 để xử lý hoàn chỉnh văn bản (mức cơ bản) theo quy định của Bộ Nội vụ. Trình bày văn bản theo Thông tư 01 chỉ đề cập đến xử lý văn bản bằng Micrsoft Word, nếu bạn muốn tìm hiểu kỹ hơn thì tham khảo Thông tư 01/2011/TT-BNV.

Quy định của Thông tư

– Bảng mã: Unicode.

– Font name: Time New Roman.

– Font size: 11, 12, 13, 14 tùy theo vị trí các mục trong văn bản.

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-theo-Thong-tu-01-Mau-1

Tiêu đề văn bản

Phần này mình và bạn cùng tìm hiểu mục 1, 2, 3, 4, 5 (5a, 5b) trong biểu mẫu của Thông tư.

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-theo-Thong-tu-01-Mau-2

– Phần trên cùng (mục 1, 2, 3, 4 của Thông tư): Bạn có thể sử dụng định dạng tab (center tab) hoặc chèn bàng biểu (table). Lời khuyên, bạn nên sử dụng table vì định dạng tab sẽ gặp khó khăn khi Mục 2 nhiều chữ sẽ không viết ra ngoài lề giấy được.

Theo hình minh họa, sử dụng Mẫu 1 hay Mẫu 2 đều giống nhau:

+ Tất cả canh giữa (center).

+ Tất cả font size 13, ngoại trừ “Độc lập …” size 14.

+ In đậm, in nghiêng, xuống hàng giống như minh họa.

+ Sử dụng nét vẽ (Draw) màu đen, độ lớn (Weight = 1 pt):

* Dưới tên đơn vị (SỞ NỘI VỤ) từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và cân đối.

* Dưới Độc lập… có độ dài nét vẽ bằng độ dài dòng chữ (Độc lập…).

+ Thực hiện xong, bỏ border của table.

– Tiếp theo tiêu đề (mục 5a, 5b của Thông tư):

+ Chèn table như minh họa.

+ QUYẾT ĐỊNH Về việc… font size 14.

+ V/v kế hoạch kiểm tra … font size 12.

+ Thực hiện xong, bỏ border của table.

– Mục 5 Mẫu 2 bạn cần canh giữa là được, QUYẾT ĐỊNH Về việc… font size giống 5a.

Nội dung văn bản

– Sử dụng font size 13 hoặc 14.

– THẨM QUYỀN BAN HÀNH QUYẾT ĐỊNH canh giữa và in đậm.

– Căn cứ và Điều …

+ Sau mỗi căn cứ có dấu chấm phẩy (;), trừ căn cứ cuối cùng sử dụng dấu chấm (.).

Canh đều 2 biên (Justify).

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-theo-Thong-tu-01-Mau-3

– Định khoảng cách đoạn / hàng văn bản:

1. Chọn đoạn văn bản.

2. Nhấp hình vuông nhỏ của công cụ Paragraph hoặc nhấp phải vào đoạn văn bản, chọn Paragraph:

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-theo-Thong-tu-01-Dinh-dang-doan

+ Khoảng cách đoạn (Spacing): (before = 6 pt, Apter = 6 pt).

+ Khoảng cách hàng (Line spacing): Từ 1 (single) đến 1.5 lines, thực tế bạn chọn từ 1.1 đến 1.2 là vừa. Nếu thu hẹp trang giấy thì mới sử dụng 1 (single).

Phần cuối văn bản

– Chèn table với 2 cột:

+ Nơi nhận: Font size 12, in nghiêng.

+ Các hàng dưới nơi nhận, font size 11.

+ QUYỀN HẠN,… trình bày giống mẫu, font size 14.

Kết luận

Trình bày văn bản theo Thông tư 01 không khó, nhưng để có văn bản hoàn chỉnh đúng theo mẫu là vấn đề khác. Qua hai bài viết này, bạn nên đọc thêm Thông tư 01/2011/TT-BNV để trình bày văn bản đáp ứng yêu cầu công việc. Chúc bạn thành công.

Download mẫu văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư 01/2011/TT-BNV – Phần 1

Trinh-bay-van-ban-phan-1

Kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 19 tháng 01 năm 2011 là quy định các định dạng Microsoft Word. Thống nhất kỹ thuật trình bày văn bản theo các chuẩn chung đã quy định của Bộ Nội vụ.

I. Chọn đơn đo trong Word

Theo mặc định đơn vị đo được tính bằng inches (theo chuẩn của Mỹ), vì vậy bạn nên chọn theo đơn vị thông dụng của Việt Nam (Centimeters  (cm) hoặc Millimeters (mm)). Ở đây, gợi ý bạn chọn Millimeters (mm).

Cách chọn như sau:

File \ Options \ Advanced (trong hộp thoại Word Options) \ Display \ Show measurements in units of: Chọn Millimeters \ Nhấp OK.

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-hop-thoai-Word-Options

Mô tả:

Trong hộp thoại này, kéo thanh trượt dọc (màu xanh) bên phải xuống khoảng giữa. Xuất hiện nhóm Display, tìm đếm mục Show measurements in units of: chọn Millimeters. Bạn đã chọn được đơn vị đo thông dụng (và quy định) của Việt Nam.

II. Xác định kích thước khổ giấy

Theo mục 3 Điều 5, kích thước khổ giấy được xác định như sau:

“Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm;

Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm.”

Mình minh họa khổ giấy A4 (màu đen) và phần viết chữ (văn bản) được minh họa màu xanh theo hình dưới đây:

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-Dinh-dang-Kho-giay

Để thực hiện công việc này, bạn nhấp chuột vào

Menu Layout \ Margins  \ Custom Margins… xuất hiện hộp thoại Page Setup

1. Thẻ Margins

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-Page-setup-1

Khung Margin

Mặc nhiên, các giá trị trong Top, Bottom, Left, Right bằng 25.4 mm. Bạn tự gõ vào các giá trị cho phù hợp. Ngoài ra, tìm hiểu thêm:

+ Gutter: Là khoảng cách chừa ra từ lề để đóng tài liệu.

+ Gutter position: Vị trí để đóng tài liệu, bên trái (Left) hay trên đỉnh (Top).

Khung Orientation

+ Portrait: Khổ giấy đứng (thông thường).

+ Landscape: Khổ giấy ngang.

Khung Pages

+ Multiple pages

* Normal: In một mặt.

* Mirror margins: In hai mặt, tùy chọn này sẽ thay đổi Left thành InsideRight thành Outside.

Khung Preview

+ Apply to:

* Whole document: Có hiệu lực toàn bộ văn bản.

* This point forward: Có hiệu lực từ vị trí con trỏ trở về trước.

2. Thẻ Paper

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-Page-setup-2

+ Khung Paper size: Chọn A4 (khổ giấy A4)

Chú ý:

Set As Default có hiệu lực đối văn bản hiện tại và những văn bản sẽ tạo sau đó.

OK chỉ có hiệu lực đối với văn bản hiện tại.

Kết luận

Kỹ thuật trình bày văn bản gồm rất nhiều việc phải thực hiện, nhưng công việc trước tiên cần quan tâm đó là chọn đơn vị đo trong word và định dạng khổ giấy cho phù hợp. Vì vậy, loạt bài viết này nhằm hỗ trợ các bạn đã biết cơ bản sử dụng Microsot Word. Hẹn bạn các bài viết tiếp theo.