VinaOnline.net

5 định dạng mặc định Word hữu ích công việc của bạn

5-dinh-dang-mac-dinh-word

5 định dạng mặc định Word nhằm cải tiến thời gian thực hiện trong Word. Bất cứ khi nào bạn còn sử dụng Word thì 5 định dạng mặc định này sẽ giúp bạn tối ưu công việc đáng kể.

I. Tổng quan định dạng mặc định

1. Tìm hiểu định dạng mặc định là gì?

Trong bộ Office nói chung, trong đó có Word cho phép người sử dụng định dạng mặc định (Default format), nghĩa là người sử dụng định dạng xong, những lần sử dụng sau vẫn có hiệu lực.

2. Các định dạng được thực hiện theo chuẩn nào

Trong giao dịch hành chính hiện tại được áp dụng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ, ban hành ngày 05/3/2011 Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Nếu bạn không sử dụng văn bản hành chính thì không cần theo quy định trong Thông tư này.

3. Định dạng lúc nào hợp lý

Không có bắt buộc trong trường hợp này. Tuy nhiên, bạn NÊN định dạng trước khi tạo văn bản (gõ văn bản trong Word) vì định dạng sau sẽ phát sinh một số vấn đề bạn cần giải quyết:

– Văn bản không còn đúng như ban đầu do ảnh hưởng của font size (độ lớn chữ), font name (tên font chữ), định dạng hàng, định dạng đoạn, kích thước khổ giấy,…

– Hình ảnh, bảng biếu,… không còn đúng vị trí.

– Số trang văn bản dự kiến không còn phù hợp,…

Để khắc phục các vấn đề phát sinh, bạn phải tốn thời gian rất nhiều.

II. 5 định dạng mặc định Word

1. Định dạng mặc định font chữ

Để thực hiện công việc này, bạn theo các bước sau:

Bước 1: Chọn văn bản (dùng chuột, kết hợp phím Shift+ Các phím mũi tên,…).

Bước 2: Sử dụng các nút bên dưới sẽ có hiệu lực như minh họa.

5-dinh-dang-mac-dinh-word-font

Giải thích một số trường hợp ngoại lệ:

– Tính năng được in đậm: Bạn có thể sử dụng mũi tên bên cạnh để sử dụng tùy chọn.

– Có tổ hợp phím kèm theo (Ctrl+B chẳng hạn), bạn có thể sử dụng phím tắt thay vì nhấp chuột vào nút lệnh.

– Mục Chọn tên font chữ phụ thuộc vào chọn bảng mã (của phần mềm Unikey), sau đây là các bảng mã thông dụng:

5-dinh-dang-mac-dinh-word-unikey

* Unicode: Time New Roman, Tohama, Arial, Calibri (Calibri *), … bạn có thể mở hộp thoại Font để xem thêm (chỉ học thuộc lòng thôi).

* VNI-Windows: Các font bắt đầu bằng VNI-<Tên font>s.

Ví dụ:

VNI-Times, VNI-Books,…

* TCVN3 (ABC): Các font bắt đầu bằng .vn<Tên font>(có thể có H)

Ví dụ:

.vnTime Viết toàn chữ thường.

.vnTimeH Viết toàn chữ HOA.

Các nút lệnh trên có tính chất tạm thời lúc bạn định dạng văn bản mà thôi. Nếu muốn định dạng font mặc định, nhấp nút vuông góc dưới khung font (được khoanh tròn màu đỏ).

5-dinh-dang-mac-dinh-word-font2


Tóm lại: Bạn chọn theo Thông tư 01

* Font (Font name): Time New Roman.

* Font style: Regular (thường).

* Size (Font size): 14 hoặc 13 (nếu 13 thì bạn tự gõ vào). Nhấp nút Set As Default

5-dinh-dang-mac-dinh-word-font3

Hộp thoại tiếp theo, chọn All documents based on …

Nhấp OK, thoát Word và mở Word để kiểm chứng.

2. Đơn vị đo

Có nhiều đơn vị đo, nếu không điều chỉnh thì Word hiển thị đơn vị inch (”). Đơn vị này không phù hợp với Việt Nam.

Đổi đơn vị này như sau:

Vào menu File \ Options \ Advanced \ Tìm nhóm Display \ Show measurements in units of, chọn Centimeters.

5-dinh-dang-mac-dinh-word-don-vi-do

Chú ý:

– Nhấp OK là có hiệu lực mặc định, không có nút Set As Default như các hộp thoại định dạng khác.

– Chọn đơn vị đo là Centimeters mặc dù bài viết trước mình chọn Millimeters (vẫn theo Thông tư) nhưng số đo lớn quá, khó kiểm soát.

3. Định dạng đoạn (Paragraph)

Phần này mình trích Mục 2 Điều 11 trong Thông tư để các bạn tham khảo.

Để thực hiện các tham số này, bạn nhấp vào mục vuông của khung Paragraph như hình minh họa.

5-dinh-dang-mac-dinh-word-doan

Mình không nêu tính năng của các nút lệnh, sử dụng và giải thích trong hộp thoại luôn.

5-dinh-dang-mac-dinh-word-doan2

Điều 11, mục 2. Kỹ thuật trình bày có quy định như sau:

– Chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); Áp dụng vị trí Số 3

– Khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; Áp dụng vị trí Số 4

– Khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; Áp dụng vị trí Số 5

Ngoài ra, mình giải thích thêm:

Số 1: 

  • Alignment: Canh đoạn văn bản

Justified (Ctrl+J): Đều hai biên.

Centered (Ctrl+E): Canh giữa.

Left (Ctrl+L): Canh trái.

Right (Ctrl+R): Canh phải.

  • Outline level: Sử dụng trong trường hợp bạn muốn tạo mục lục tự động (mình sẽ hướng dẫn bài khác).

– Số 2:

  • Left: Thước dưới trái thụt vào.

Ví dụ:

Left=1 cm, lề trái sẽ thục vào 1 cm từ dòng thứ hai đến hết đoạn văn bản. Lúc này dòng thức nhất (First line) tiếp tục thụt vào 2.27 cm (cách left 1.27 cm).

  • Right: Thước bên phải thụt vào.

Sau khi chọn xong các tham số, nhấp nút Set As Default để kết thúc

4. Định dạng trang (page setup)

Bạn tham khảo mục Kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư 01/2011/TT-BNV – Phần 1

5. Lưu vào thư mục chỉ định.

Mặc nhiên Word lưu hoặc mở tại thư mục Document. Nếu bạn muốn lưu / mở tại thư mục khác (D:\TAM chẳng hạn), thực hiện như sau:

Vào menu File \ Options \ Save \ Default local file location, gõ D:\TAM\

5-dinh-dang-mac-dinh-word-luu

Khi bạn chọn nút Browse để lưu hoặc mở tài liệu, Word sẽ hiển thị thư mục D:\TAM.

Kết luận

Sử dụng Word thành thạo là cả một quá trình. Tuy nhiên, 5 định dạng mặc định trong word sẽ giúp bạn hạn chế thời gian thao tác những công việc không cần thiết. Chúc bạn sử dụng word tốt.

Lọc dữ liệu trong Excel phù hợp với yêu cầu

Loc-du-lieu trong Excel

Lọc dữ liệu trong Excel là hiển thị một số mẫu tin nào đó theo yêu cầu đặt ra. Nếu thực hiện công việc thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian và dễ dẫn tới sai sót. Hôm nay, mình cùng bạn tìm hiểu lọc dữ liệu theo Excel để phục vụ công việc tốt nhất có thể.

Loc-du-lieu-trong-Excel-Bang-tinh-minh-hoa

BÀI VIẾT THAM KHẢO

I. Tìm hiểu từ ngữ lọc dữ liệu trong Excel

1. Text Filters

Thực hiện trên các giá trị chuỗi. Sử dụng cột “Chức vụ” để minh họa cho mục này.

Loc-du-lieu-trong-Excel-Text-Filters

a. Chọn trực tiếp

Nếu bạn bỏ chọn (không tick) vào mục nào (trong cột Chức vụ) thì dữ liệu bảng tính sẽ không hiển thị những mẫu tin tương ứng.

Ví dụ: Bạn chọn hai mục PGĐ

Loc-du-lieu-trong-Excel-Vi-du-1

Kết quả như sau:

Loc-du-lieu-trong-Excel-Ket-qua-Vi-du-1

Nếu chọn hết, đồng nghĩa bạn chưa lọc cho cột này (cột Chức vụ).

b. Chọn theo điều kiện

Nếu chọn Text Filters sẽ xuất hiện các mục như sau:

Loc-du-lieu-trong-Excel-Cac-muc-trong-Text-Filters
  • Equals: Bằng.

Mục này sẽ hiển thị kết quả đúng với chuỗi được chọn.

– Chọn Chức vụ là GĐ

Loc-du-lieu-trong-Excel-Custom-Text-Filters 1

Tương đương

Loc-du-lieu-trong-Excel-Custom-Text-Filters-1b

– Chọn Chức vụ là GĐ hoặc PGĐ

Loc-du-lieu-trong-Excel-Custom-Text-Filters-2
  • Does Not Equal: Không bằng, điều kiện này sẽ ngược với Equals.
  • Begins With: Bắt đầu với.
  • Ends With: Kết thúc (cuối) với
  • Contains: Chứa
  • Does Not Contain: Không chứa.
  • Custom Filter: Thiết lập điều kiện lọc theo yêu cầu
Loc-du-lieu-trong-Excel-Custom-Text-Filters-3

Chứa các tùy chọn lọc cho chuỗi (Text Filters) và cho số (Number Filters).

Chú ý:

Muốn hiển thị đầy đủ dữ liệu của bảng tính thì chọn mục “Clear Filter From …” đóng khung màu xanh của hình mục I.1.

2. Number Filters

Thực hiện trên các giá trị số, tiền tệ,…

Thực hiện cột Lương cơ bản để minh họa.

Loc-du-lieu-trong-Excel-Cac-muc-trong-Number-Filters

Một số điều kiện chưa có trong Text Filters.

  • Greater Than: Lớn hơn
  • Greater Than Or Equal To: Lớn hơn hoặc bằng.
  • Less Than: Nhỏ hơn.
  • Less Than Or Equal To: Nhỏ hơn hoặc bằng.
  • Between: Trong khoảng.
  • Top 10: Lấy bao nhiêu mẫu tin (hoặc phần trăm) cao nhất (Top) hoặc thấp nhất (Bottom) của cột đang xét (Lương cơ bản).
Loc-du-lieu-trong-Excel-Cac-muc-trong-Number-Filters--Top-10a
Loc-du-lieu-trong-Excel-Cac-muc-trong-Number-Filters--Top-10b
  • Above Average: Trên mức trung bình.
  • Below Average: Dưới mức trung bình.

II. Thực nghiệm lọc dữ liệu trong Excel

Phần này xem như minh họa chi tiết lý thuyết.

Bước 1: Chọn bảng tính (từ A2:I18 – cả dòng tiêu đề).

Bước 2: Vào menu Data, chọn mục Filter

Loc-du-lieu-trong-Excel-menu-loc-du-lieu

Bước 3: Thực hiện lọc dữ liệu.

– Yêu cầu 1: Chức vụ: GĐ, PGĐ, TP, PP có Lương cơ bản lớn hơn hoặc bằng 450,000.

Để giải quyết yêu cầu này, bạn tiến hành trên hai cột (Chức vụ, Lương cơ bản). Cột nào thực hiện trước đều được.

+ Thực hiện trên cột Chức vụ. Chọn cách thông thường:

Loc-du-lieu-trong-Excel-Yeu-cau-1a

Hoặc chọn cách Text Filters

Loc-du-lieu-trong-Excel-Yeu-cau-1b

Kết quả thực hiện lọc trên cột Chức vụ:

Loc-du-lieu-trong-Excel-Ket-qua-yeu-cau-1a

+ Thực hiện trên cột Lương cơ bản.

Loc-du-lieu-trong-Excel-Yeu-cau-1c

Kết quả thực hiện lọc trên cột Chức vụ, tiếp theo lọc trên cột Lương cơ bản

Loc-du-lieu-trong-Excel-Ket-qua-yeu-cau-1b

– Yêu cầu 2: Chọn những nhân viên có tên bắt đầu bằng “C” hoặc “H”.

+ Thực hiện tại cột Họ tên Nhân viên

Loc-du-lieu-trong-Excel-Yeu-cau-2

Kết quả thực hiện lọc trên cột Họ tên nhân viên:

Loc-du-lieu-trong-Excel-Ket-qua-yeu-cau-2

– Yêu cầu 3: Chọn những nhân viên có Mã nhân viên là “5” hoặc “6”.

Loc-du-lieu-trong-Excel-Yeu-cau-3a

Hoặc

Loc-du-lieu-trong-Excel-Yeu-cau-3b

Kết quả thực hiện lọc trên cột Họ tên nhân viên:

Loc-du-lieu-trong-Excel-Ket-qua-yeu-cau-3

Kết luận

Lọc dữ liệu trong Excel ít sử dụng trong thường xuyên, nếu có yêu cầu phát sinh bạn không thực hiện được thì … rất khó. Qua bài viết này, mình mong bạn từng bước lọc dữ liệu trong Excel một cách hiệu quả. Chúc bạn thành công.

Tải dữ liệu mẫu

Sắp xếp dữ liệu trong Excel

Sap-xep-du-lieu

Sắp xếp dữ liệu là một phần không thể thiếu trong phân tích dữ liệu. Bạn có thể sắp xếp danh sách các tên theo thứ tự bảng chữ cái, sắp xếp danh sách các mức tồn kho sản phẩm từ cao nhất đến thấp nhất. Sắp xếp dữ liệu giúp bạn kiểm soát dữ liệu trực quan, và cuối cùng đưa ra quyết định hiệu quả hơn.

I. Các tiêu chí sắp xếp dữ liệu

* A→Z (hoặc A to Z): Sắp xếp tăng dần

* Z→A (hoặc Z to A): Sắp xếp giảm dần

Có nhiều cột trong một bảng tính Excel, bạn muốn sắp xếp cột nào thì sắp xếp cột đó theo tiêu chí tăng dần hoặc giảm dần.

Nếu muốn sắp xếp kết hợp nhiều cột:

* Cột nào được chọn sắp xếp trước sẽ có hiệu lực nhất.

* Cột được chọn tiếp theo sẽ có hiệu lực kế tiếp.

* Cột tiếp theo nữa sẽ có hiệu lực thấp nhất.

Chú ý:

– Không nhất thiết cột đứng trước trong bảng tính sẽ được chọn trước. Tùy theo YÊU CẦU sắp xếp của bạn.

– Không nhất thiết tiêu chí sắp xếp các cột phải giống nhau. Cột sắp xếp đầu tiên chọn tăng dần chẳng hạn, cột sắp xếp thứ hai, thứ ba có thể tăng dần hoặc giảm dần.

– Không nhất thiết phải sắp xếp trên 3 cột. Bạn có thể sắp xếp trên 1 cột, 2 cột, … n cột.

– KHÔNG CHÍNH XÁC khi sắp xếp chuỗi có chữ cái đầu là Đ, Ô, Ê,… vì các chữ này ngoài bảng chữ cái tiếng Anh.

II. Trình tự sắp xếp dữ liệu

Bước 1: Chọn bảng tính cần sắp xếp

Bạn không cần chọn hết vì nó sẽ thay đổi trật tự khi tiến hành sắp xếp. Cột Số thứ tự chẳng hạn.

Hình minh họa, bạn cần chọn từ ô B2 (Mã nhân viên) đến ô H18 (ô cuối cùng của cột Thực lãnh).

Sap-xep-du-lieu-chon-du-lieu

Cột Số thứ tự và cột Ghi chú không cần chọn.

Bước 2: Tiến hành sắp xếp

Đảm bảo Bước 1 phải được chọn.

Nhấp vào menu Data \ Chọn biểu tượng ngay mũi tên số 2.

Sap-xep-du-lieu-tien-hanh-sap-xep

Bước 3: Chọn tiêu chí sắp xếp

Khi thực hiện Bước 2, ngay lập tức hiện ra hộp thoại gợi ý theo dữ liệu bạn chọn.

Sap-xep-du-lieu-sap-xep-theo-Ma-Nhan-Vien-tang-dan

Từ hộp thoại này, bạn có thể sắp xếp theo các tiêu chí như sau:

1. Sắp xếp theo Mã nhân viên tăng dần

Sort by: Mã Nhân Viên            Order: A to Z

Bạn giữ nguyên các thông số trong hộp thoại, nhấp OK.

Kết quả sắp xếp theo Mã nhân viên tăng dần.

Ket-qua-sap-xep-du-lieu-sap-xep-theo-Ma-Nhan-Vien-tang-dan

2. Sắp xếp theo Phòng Ban tăng dần, nếu cùng Phòng Ban thì sắp theo Phụ cấp Chức vụ giảm dần

Sort by: Phòng Ban                                    Order: A to Z

Then by: Phụ cấp Chức vụ                       Order: Largest to smallest

Đến đây phát sinh thêm:

– Nhấp chuột vào nút Add Level (thêm mục Then by), nếu phát sinh thêm cứ nhấp vào nút này. Trong trường hợp dư tiêu chí sắp xếp, bạn nhấp vào nút Delete Level để xóa.

– Đối với dữ liệu kiểu số, tiền tệ, ngày tháng, giờ phút,…

* Smallest to largest: Tương đương A→Z.

* Largest to Smallest: Tương đương Z→A.

Sap-xep-du-lieu-sap-xep-theo-Phong-Ban-tang-dan-PCCV-giam-dan

Kết quả sắp xếp theo Phòng Ban tăng dần, nếu cùng Phòng Ban thì sắp theo Phụ cấp Chức vụ giảm dần.

Ket-qua-sap-xep-du-lieu-sap-xep-theo-Phong-Ban-tang-dan-PCCV-giam-dan

Kết luận

Sắp xếp dữ liệu trong Excel khá đơn giản, nếu không thực hiện được thì ảnh hưởng đến thao tác thực hiện bảng tính của bạn. Tốt nhất bạn nên thực hành sắp xếp vài lần để chuyển qua phần khác nhanh hơn. Chúc bạn sắp xếp bảng tính đúng theo yêu cầu đặt ra.

Tải dữ liệu mẫu

Định dạng ngày tháng năm trong Excel

Dinh-dang-ngay-thang-nam

Định dạng ngày tháng năm trong Excel ít xuất hiện hơn định dạng số. Tuy nhiên, nếu bạn có tính toán liên quan đến ngày tháng năm thì định dạng này rất hữu ích cho người sử dụng Excel. Mình hướng dẫn bạn cách định dạng ngày tháng năm cho phù hợp với yêu cầu.

Bước 1: Nhận dạng yêu cầu định dạng ngày tháng năm

Kiểu dữ liệu ngày tháng năm của Việt Nam như sau: ngày/tháng/năm hoặc ngày-tháng-năm.

Ví dụ:

1. 03/04/2019 hoặc 3/4/19         ngày 3 tháng 4 năm 2019.

2. 25/12/2019                          ngày 25 tháng 12 năm 2019.

Qua hai ví dụ này, bạn lưu ý như sau:

– Dạng đầy đủ: Ngày hoặc tháng từ 1 đến 9 (03/04/2019).

+ Ngày có hai chữ số;

+ Tháng có hai chữ số;

+ Năm có bốn chữ số;

– Dạng ngắn gọn: Ngày hoặc tháng từ 1 đến 9 (3/4/19).

+ Ngày có một chữ số;

+ Tháng có một chữ số;

+ Năm có hai chữ số;

– Trước khi định dạng, bạn nên nhớ một số ký tự liên quan đến định dạng ngày tháng năm như sau:

+ d hoặc D: day (ngày)

+ m hoặc M (tháng)

+ y hoặc Y (năm)

– Định dạng cả hai môi trường: Windows và Excel

Bước 2: Định dạng trong Windows

Mở Control Panel \ Mở mục Region (Đối với Windows 10, hoặc Regional and Language / Windows 7 hoặc XP) sẽ xuất hiện hộp thoại Region

Tiếp theo nhấp nút Additional settings…, xuất hiện hộp thoại Customize Format.

Chọn thẻ Date (nếu chưa được chọn).

+ Gõ d/m/yy (dạng ngắn gọn) hoặc dd/mm/yyyy (dạng đầy đủ) vào ô Short date

+ Gõ dd/mm/yyyy vào ô Long date.

+ Nhấp OK để đóng hộp thoại, định dạng ngày tháng năm xong.

Bước 3: Định dạng trong Excel

1. Chọn khối ô cần định dạng.

2. Nhấp chuột vào ô vuông nhỏ kế mục Numbers trên thanh công cụ.

hoặc Nhấp phải vào khối ô vừa chọn. Chọn Format Cells… xuất hiện hộp thoại Format Cells

Dinh-dang-ngay-thang-nam-trong-Excel-Hop-thoai-Format-Cells

Chọn thẻ Number (nếu chưa được chọn)

Tại hộp thoại này, bạn thực hiện:

– Chọn mục Date (Số 1), tiếp theo

– Chọn mục Custom, và

– Gõ mẫu Short date hoặc Long date vào ô Type

Bạn đã định dạng ngày tháng năm trong Excel.

Kết luận

Định dạng ngày tháng năm trong Excel là định dạng phức tạp nhất trong các loại định dạng. Rất nhiều người bỏ cuộc khi mới tiếp cận với Excel tại mục này. Nếu bạn thực hiện trình tự, mình tin rằng bạn sẽ Định dạng ngày tháng năm trong Excel. Chúc bạn thành công.

Kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư 01 – Phần 2

Trinh-bay-van-ban-phan-2

Trình bày văn bản theo Thông tư 01 – Phần 2 là tiếp tục Phần 1 để xử lý hoàn chỉnh văn bản (mức cơ bản) theo quy định của Bộ Nội vụ. Trình bày văn bản theo Thông tư 01 chỉ đề cập đến xử lý văn bản bằng Micrsoft Word, nếu bạn muốn tìm hiểu kỹ hơn thì tham khảo Thông tư 01/2011/TT-BNV.

Quy định của Thông tư

– Bảng mã: Unicode.

– Font name: Time New Roman.

– Font size: 11, 12, 13, 14 tùy theo vị trí các mục trong văn bản.

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-theo-Thong-tu-01-Mau-1

Tiêu đề văn bản

Phần này mình và bạn cùng tìm hiểu mục 1, 2, 3, 4, 5 (5a, 5b) trong biểu mẫu của Thông tư.

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-theo-Thong-tu-01-Mau-2

– Phần trên cùng (mục 1, 2, 3, 4 của Thông tư): Bạn có thể sử dụng định dạng tab (center tab) hoặc chèn bàng biểu (table). Lời khuyên, bạn nên sử dụng table vì định dạng tab sẽ gặp khó khăn khi Mục 2 nhiều chữ sẽ không viết ra ngoài lề giấy được.

Theo hình minh họa, sử dụng Mẫu 1 hay Mẫu 2 đều giống nhau:

+ Tất cả canh giữa (center).

+ Tất cả font size 13, ngoại trừ “Độc lập …” size 14.

+ In đậm, in nghiêng, xuống hàng giống như minh họa.

+ Sử dụng nét vẽ (Draw) màu đen, độ lớn (Weight = 1 pt):

* Dưới tên đơn vị (SỞ NỘI VỤ) từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và cân đối.

* Dưới Độc lập… có độ dài nét vẽ bằng độ dài dòng chữ (Độc lập…).

+ Thực hiện xong, bỏ border của table.

– Tiếp theo tiêu đề (mục 5a, 5b của Thông tư):

+ Chèn table như minh họa.

+ QUYẾT ĐỊNH Về việc… font size 14.

+ V/v kế hoạch kiểm tra … font size 12.

+ Thực hiện xong, bỏ border của table.

– Mục 5 Mẫu 2 bạn cần canh giữa là được, QUYẾT ĐỊNH Về việc… font size giống 5a.

Nội dung văn bản

– Sử dụng font size 13 hoặc 14.

– THẨM QUYỀN BAN HÀNH QUYẾT ĐỊNH canh giữa và in đậm.

– Căn cứ và Điều …

+ Sau mỗi căn cứ có dấu chấm phẩy (;), trừ căn cứ cuối cùng sử dụng dấu chấm (.).

Canh đều 2 biên (Justify).

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-theo-Thong-tu-01-Mau-3

– Định khoảng cách đoạn / hàng văn bản:

1. Chọn đoạn văn bản.

2. Nhấp hình vuông nhỏ của công cụ Paragraph hoặc nhấp phải vào đoạn văn bản, chọn Paragraph:

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-theo-Thong-tu-01-Dinh-dang-doan

+ Khoảng cách đoạn (Spacing): (before = 6 pt, Apter = 6 pt).

+ Khoảng cách hàng (Line spacing): Từ 1 (single) đến 1.5 lines, thực tế bạn chọn từ 1.1 đến 1.2 là vừa. Nếu thu hẹp trang giấy thì mới sử dụng 1 (single).

Phần cuối văn bản

– Chèn table với 2 cột:

+ Nơi nhận: Font size 12, in nghiêng.

+ Các hàng dưới nơi nhận, font size 11.

+ QUYỀN HẠN,… trình bày giống mẫu, font size 14.

Kết luận

Trình bày văn bản theo Thông tư 01 không khó, nhưng để có văn bản hoàn chỉnh đúng theo mẫu là vấn đề khác. Qua hai bài viết này, bạn nên đọc thêm Thông tư 01/2011/TT-BNV để trình bày văn bản đáp ứng yêu cầu công việc. Chúc bạn thành công.

Download mẫu văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư 01/2011/TT-BNV – Phần 1

Trinh-bay-van-ban-phan-1

Kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 19 tháng 01 năm 2011 là quy định các định dạng Microsoft Word. Thống nhất kỹ thuật trình bày văn bản theo các chuẩn chung đã quy định của Bộ Nội vụ.

I. Chọn đơn đo trong Word

Theo mặc định đơn vị đo được tính bằng inches (theo chuẩn của Mỹ), vì vậy bạn nên chọn theo đơn vị thông dụng của Việt Nam (Centimeters  (cm) hoặc Millimeters (mm)). Ở đây, gợi ý bạn chọn Millimeters (mm).

Cách chọn như sau:

File \ Options \ Advanced (trong hộp thoại Word Options) \ Display \ Show measurements in units of: Chọn Millimeters \ Nhấp OK.

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-hop-thoai-Word-Options

Mô tả:

Trong hộp thoại này, kéo thanh trượt dọc (màu xanh) bên phải xuống khoảng giữa. Xuất hiện nhóm Display, tìm đếm mục Show measurements in units of: chọn Millimeters. Bạn đã chọn được đơn vị đo thông dụng (và quy định) của Việt Nam.

II. Xác định kích thước khổ giấy

Theo mục 3 Điều 5, kích thước khổ giấy được xác định như sau:

“Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm;

Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm.”

Mình minh họa khổ giấy A4 (màu đen) và phần viết chữ (văn bản) được minh họa màu xanh theo hình dưới đây:

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-Dinh-dang-Kho-giay

Để thực hiện công việc này, bạn nhấp chuột vào

Menu Layout \ Margins  \ Custom Margins… xuất hiện hộp thoại Page Setup

1. Thẻ Margins

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-Page-setup-1

Khung Margin

Mặc nhiên, các giá trị trong Top, Bottom, Left, Right bằng 25.4 mm. Bạn tự gõ vào các giá trị cho phù hợp. Ngoài ra, tìm hiểu thêm:

+ Gutter: Là khoảng cách chừa ra từ lề để đóng tài liệu.

+ Gutter position: Vị trí để đóng tài liệu, bên trái (Left) hay trên đỉnh (Top).

Khung Orientation

+ Portrait: Khổ giấy đứng (thông thường).

+ Landscape: Khổ giấy ngang.

Khung Pages

+ Multiple pages

* Normal: In một mặt.

* Mirror margins: In hai mặt, tùy chọn này sẽ thay đổi Left thành InsideRight thành Outside.

Khung Preview

+ Apply to:

* Whole document: Có hiệu lực toàn bộ văn bản.

* This point forward: Có hiệu lực từ vị trí con trỏ trở về trước.

2. Thẻ Paper

Ky-thuat-trinh-bay-van-ban-Page-setup-2

+ Khung Paper size: Chọn A4 (khổ giấy A4)

Chú ý:

Set As Default có hiệu lực đối văn bản hiện tại và những văn bản sẽ tạo sau đó.

OK chỉ có hiệu lực đối với văn bản hiện tại.

Kết luận

Kỹ thuật trình bày văn bản gồm rất nhiều việc phải thực hiện, nhưng công việc trước tiên cần quan tâm đó là chọn đơn vị đo trong word và định dạng khổ giấy cho phù hợp. Vì vậy, loạt bài viết này nhằm hỗ trợ các bạn đã biết cơ bản sử dụng Microsot Word. Hẹn bạn các bài viết tiếp theo.

Định dạng số trong Excel – Định dạng thường gặp

Dinh-dang-so-trong-Excel

Định dạng số trong Excel là dạng thường gặp nhất trong bảng tính Excel. Nếu bạn sử dụng liên quan đến số lẻ (thập phân) hoặc phân cách hàng nghìn (ngàn),… thì điều đó càng trở nên quan trọng. Chúng ta hãy tìm hiểu định dạng số trong Excel theo các bước để bảng tính của bạng đáp ứng được yêu cầu.

Bước 1: Nhận dạng yêu cầu định dạng của bảng tính

Nếu có bảng tính đã tồn tại trên giấy, bạn cần xem xét dấu phân cách thập phân (số lẻ, nếu có) là dấu chấm (.) hay dấu phẩy (,).

Bước 2: Nhận dạng số trong khối ô

Bạn gõ thử một số lẻ vào Excel, xem giống yêu cầu chưa. Nếu chưa giống thì tiến hành định dạng tại Bước 3.

Bước 3: Tiến hành định dạng số (quan trọng)

Thực hiện trong MS Windows.

Mở Control Panel \ Mở mục Region (Đối với Windows 10, hoặc Regional and Language / Windows 7 hoặc XP) sẽ xuất hiện hộp thoại Region

Dinh-dang-so-trong-Excel-Hop-thoai-Region

Tiếp theo nhấp nút Additional settings…, xuất hiện hộp thoại Customize Format

Dinh-dang-so-trong-Excel-Hop-thoai-Customize-Format

Chọn thẻ Numbers, sau đó quan tâm các mục sau:

* Decimal symbol (dấu phân cách thập phân): Chấm (.) hoặc Phẩy (,)

* Digit grouping symbol (dấu phân cách hàng nghìn (ngàn)): Phẩy (,) hoặc Chấm (.)

* List separator (dấu phân cách trong công thức): Phẩy (,) hoặc Chấm phẩy (;)

Ví dụ:

Cách 1 (màu đỏ), dữ liệu kiểu số và công thức trong bảng tính như sau:

– 2.5 (hai lẻ năm)

– 1,000 (một nghìn (ngàn))

– SUM(2,3)

Cách 2 (màu xanh), kết quả như sau:

– 2,5 (hai lẻ năm)

– 1.000 (một nghìn (ngàn))

– SUM(2;3)

Mặc định windows (và Excel nói riêng) chọn theo cách 1 (màu đỏ).

Chú ý:

– Bạn PHẢI CHỌN theo cách 1 hoặc cách 2.

– Khi chọn cách 2 thì dấu phân cách trong công thức bị thay đổi theo.

– Những mục khác trong hộp thoại này đừng sửa đổi nếu bạn chưa hiểu về nó.

Bước 4: Các biểu tượng Excel liên quan đến định dạng kiểu số

Sau khi thực hiện các bước định dạng kiểu số đối với Excel, chưa chắc bạn nhập dữ liệu hiển thị đúng như mong muốn. Do đó, bạn cần kết hợp với các biểu tượng trên thanh công cụ của Excel.

1. Chọn khối ô cần hiển thị

+ Cách 1: Bạn có thể sử dụng chuột, kết hợp với các phím mũi tên để chọn khối ô.

+ Cách 2: Nhấp chuột vào tiêu đề cột (A, B, C,…). Nếu muốn chọn nhiều cột thì kết hợp với phím Shift (chọn nhiều cột liên tục) hoặc phím Ctrl (chọn nhiều cột không liên tục).

2. Hiển thị đúng

Dinh-dang-so-trong-Excel-Cac-bieu-tuong-dinh-dang

Comma Style: Thể hiện dấu phân cách hàng nghìn. Nếu chưa chọn (1000 chẳng hạn), chọn (1,000.00 chẳng hạn).

Increase Decimal: Giảm số chữ số thập phân (2.5→ 2.50 chăng hạn).

Decrease Decimal: Tăng số chữ số thập phân (2.500→ 2.50 chăng hạn).

Kết luận

Định dạng số trong Excel là bước rất quan trọng cho những người mới học Excel. Nếu định dạng số trong Excel không đúng, những số đó sẽ không có giá trị (không thể cộng, trừ, nhân, chia,…). Chúc bạn thành công.

Sử dụng hàm MATCH và hàm INDEX : Minh họa chi tiết

Sử dụng hàm MATCH và hàm INDEX thực chất là thay thế hàm VLOOKP/HLOOKUP và hàm IF. Hai hàm này kết hợp sẽ rất tiện lợi trong một số trường hợp tính toán. Vinaonline.net cùng bạn khảo sát chi tiết cách sử dụng hàm MATCH và hàm INDEX trong Excel.

I. Sử dụng hàm MATCH và hàm INDEX : MATCH

– Công dụng: Trả về vị trí cột hoặc vị trí hàng.

1. Cú pháp

MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])

* lookup_value (bắt buộc) : Giá trị cần tìm kiếm kiếm (số, chuỗi, địa chỉ ô,…).

* lookup_array (bắt buộc) : Gồm một cột hoặc một hàng.

* [match_type] (không bắt buộc) : Có 3 tùy chọn.

1 hoặc bỏ đối số này : Hàm MATCH tìm giá trị lớn nhấtnhỏ hơn hoặc bằng giá trị cần tìm kiếm. Giá trị trong bảng tìm kiếm (lookup_array) phải đặt theo thứ tự TĂNG dần.

0 : Hàm MATCH tìm giá trị chính xác giá trị cần tìm kiếm. Giá trị trong bảng tìm kiếm không nhất thiết theo tứ tự.

-1 : Hàm MATCH tìm giá trị nhỏ nhấtlớn hoặc bằng giá trị cần tìm kiếm. Giá trị trong bảng tìm kiếm phải đặt theo thứ tự GIẢM dần.

Sử dụng hàm MATCH và hàm INDEX - Minh họa

Sử dụng hàm MATCH và hàm INDEX – Minh họa

2. Ví dụ

MATCH(“A”,B1:E1,0) = 1

MATCH(“A”,B1:E1,1) = 1

Tìm thấy “A” tại vị trí (cột) 1 trong bảng tìm kiếm.

MATCH(“E“,B1:E1,0) = #N/A

MATCH(“E“,B1:E1,1) = 4

Tìm giá trị lớn nhất gần với E

MATCH(“E“,B1:E1,-1) = #N/A

Chú ý:

Thông thường sử dụng đối số [match_type] là 0. Các tùy chọn khác rất mơ hồ, ít sử dụng trong thực tế.

II. Sử dụng hàm MATCH và hàm INDEX : INDEX

– Công dụng : Dò tìm trong bảng và trả về giá trị là giao của HÀNG và CỘT.

1. Cú pháp

INDEX(array, row_num, [column_num])

* array (bắt buộc) : Là một bảng gồm:

– Nhiều hàng, nhiều cột.

– Một hàng, nhiều cột.

– Nhiều hàng, một cột.

* row_num : Chỉ số hàng, từ 1, 2, …, n. Nếu array chỉ có một hàng, có thể bỏ qua đối số này.

* column_num : Chỉ số cột, từ 1, 2, …, n. Nếu array chỉ có một cột, có thể bỏ qua đối số này.

2. Ví dụ

INDEX(B1:E1,3) = C

array chỉ có một hàng (B1:E1), row_num không cần thiết. 3 là column_num.

INDEX(A1:A5,5) = T

array chỉ có một cột (A1:A5), 5 là row_num. column_num không cần thiết.

INDEX(A1:E5,2,4) = 500; hàng 2, cột 4

INDEX(A1:E5,4,2) = 40; hàng 4, cột 2

III. Sử dụng hàm MATCH và hàm INDEX : Áp dụng

Dựa vào bảng đã cho, hãy điền SỐ LƯỢNG

Sử dụng hàm MATCH và hàm INDEX - Minh họa

Sử dụng hàm MATCH và hàm INDEX – Áp dụng

Phân tích yêu cầu:

Đối với yêu cầu này, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP / HLOOKUP kết hợp với hàm IF sẽ đáp ứng được. Vấn đề đặt ra, nếu có nhiều cột / hàng thì sao? Vì vậy tốt nhất là sử dụng hàm INDEX và kết hợp với hàm MATCH để lấy chỉ số hàng / cột trong hàm INDEX.

– Mảng / Bảng dò tìm (bảng giá trị – array) :

+ Trường hợp 1: chọn từ B2:E5, tại ô B2 (có giá trị 20) là hàng 1, cột 1.

+ Trường hợp 2: chọn từ A1:E5, tại ô B2 (có giá trị 20) là hàng 2, cột 2.

Tùy theo đối số array (bảng dò tìm) trong hàm INDEX mà sử dụng hàm MATCH cho hợp lý.

– Đối số hàng (row_num) : Là một cột (A2:A5 – Trường hợp 1), (A1:A5 – Trường hợp 2).

– Đối số cột (column_num) : Là một hàng (A2:E5 – Trường hợp 1), (A1:E5 – Trường hợp 2).

+ Trường hợp 1:

Trả về chỉ số hàng: MATCH(RIGTH(A8,1),$A$2:$A$5,0)

RIGHT(A8,1) để được 1 ký tự phải (V, G, H, T)

Trả về chỉ số cột: MATCH(LEFT(A8,1),$B$1:$E$1,0)

LEFT(A8,1) để được 1 ký tự trái (A, B, C, D)

+ Trường hợp 2: Tương tự (xem nội dung hàm INDEX)

Kết quả:

+ 1:

=INDEX($B$2:$E$5, MATCH(RIGHT(A8,1),$A$2:$A$5,0), MATCH(LEFT(A8,1),$B$1:$E$1,1))

+ 2:

=INDEX($A$1:$E$5, MATCH(RIGHT(A8,1),$A$1:$A$5,0), MATCH(LEFT(A8,1),$A$1:$E$1,1))

Kết luận

Sử dụng hàm MATCH và hàm INDEX ít gặp trong những bài toán thông thường. Nhưng rất hữu ích nếu gặp những yêu cầu tham chiếu dạng bảng. Bạn có thể tham khảo thêm các hàm dò tìm hoặc bài tập củng cố để rèn kỹ năng phân tích và giải quyết một bài toán Excel. Chúc bạn thành công.

Bài tập áp dụng VLOOKUP và HLOOKUP : Minh họa trường hợp cụ thể

Bài tập áp dụng VLOOKUP và HLOOKUP là phân tích các tham số trong các hàm này để thực hiện đúng yêu cầu đề ra. Nếu sử dụng các tham số không đúng, bạn sẽ gặp khó khăn ngay các hàm này. Khi kết hợp với các hàm khác thì tính phức tạp càng tăng thêm. Vinaonline.net nêu bài tập áp dụng VLOOKUP và HLOOKUP là để củng cố thêm lý thuyết đã khảo sát Sử dụng hàm VLOOKUP và HLOOKUP.

Bài tập áp dụng VLOOKUP và HLOOKUP : Ví dụ minh họa

Bài tập áp dụng VLOOKUP và HLOOKUP : Ví dụ minh họa

Mô tả các ký tự trong MÃ HÀNG

– 1 là Sỉ (S), Lẻ (L) hoặc Khác (K) trong những trường hợp còn lại.

– 2 dùng để tham chiếu TÊN HÀNG.

– 3  cho biết loại hàng NHẬP hoặc XUẤT.

– Các ký tự còn lại là SỐ LƯỢNG.

Yêu cầu

1. Dựa vào BẢNG THAM CHIẾU để điền TÊN HÀNG tương ứng.

2. Lấy SỐ LƯỢNG dựa vào MÃ HÀNG.

3. Căn cứ BẢNG THAM CHIẾU, điền ĐƠN GIÁ tùy theo LOẠI HÀNG.

4. THÀNH TIỀN = SỐ LƯỢNG x ĐƠN GIÁ – GIẢM GIÁ (Kết hợp với BẢNG GIẢM GIÁ).

4. Tính tổng số tiền từng mặt hàng trong BẢNG THỐNG KÊ.

Nhắc lại cú pháp hàm VLOOKUP như sau:

VLOOKUP(Giá trị, Bảng tham chiếu, Số thứ cột cho kết quả, cách dò tìm)

I. Bài tập áp dụng VLOOKUP và HLOOKUP : Phân tích Giá trị

Khó nhất trong hàm VLOOKUP và HLOOKUP là xác định Giá trị. Khi không so khớp với CỘT / HÀNG đầu tiên của BẢNG THAM CHIẾU. Một số yếu tố cần xử lý như sau:

– Dùng hàm LEFT hoặc RIGHT hoặc MID để cắt chuỗi (MÃ HÀNG) cho phù hợp với CỘT / HÀNG trong BẢNG THAM CHIẾU.

– Nếu phù hợp NHƯNG báo lỗi #N/A, bạn tiếp tục dùng hàm VALUE để chuyển đổi kiểu dữ liệu. Chỉ thực hiện điều này khi gặp dạng ký tự số như “1”, “2”, “3”,…

– Khó hơn nữa, bạn phải kết hợp với hàm IF để cắt chuỗi.

Ví dụ:

Dựa vào MÃ HÀNG và BẢNG GIẢM GIÁ lấy % giảm giá

– Hàng 1 của BẢNG GIẢM GIÁ (từ C20:E20) có các ký tự “S”, “L”, “K”.

– So với ký tự 1 của MÃ HÀNG chỉ có “S”, “L”. Còn “K” thì sao?

– Trong trường hợp này, bạn không thể sử dụng hàm LEFT(B5,1).

– Muốn có “S”, “L”, “K” (trong những trường hợp còn lại), bạn sử dụng hàm:

IF(OR(LEFT(B5,1)=”S”,LEFT(B5,1)=”L”),LEFT(B5,1),“K”)

Nếu cắt MÃ HÀNG được “S” hoặc “L” thì để nguyên ký tự “S” hoặc “L”. Không phải một trong hai ký tự đó thì trả về ký tự “K”.

– Hàm lấy giảm giá như sau:

HLOOKUP(IF(OR(LEFT(B5,1)=”S”,LEFT(B5,1)=”L”),LEFT(B5,1),“K”),$C$20:$E$21,2,0)

II. Bài tập áp dụng VLOOKUP và HLOOKUP : Số thứ tự cột / hàng cho kết quả

Tham số này nhẹ nhàng hơn Giá trị, nếu không cho cụ thể Số thứ tự cột / hàng. Bạn cần kết hợp với hàm IF mà thôi. Khỏe lắm!

Ví dụ:

3. Căn cứ BẢNG THAM CHIẾU, điền ĐƠN GIÁ tùy theo LOẠI HÀNG.

Phân tích:

Nếu mặt hàng NHẬP thì chọn Số thứ tự cột 3, XUẤT thì cột 4.

Công thức như sau:

VLOOKUP(MID(B5,2,1),$B$15:$E$17,IF(MID(B5,3,1)=“N”,3,4),1)

III. Bài tập áp dụng VLOOKUP và HLOOKUP : Hoàn thành bảng tính

1. Dựa vào BẢNG THAM CHIẾU để điền TÊN HÀNG tương ứng.

C5 = VLOOKUP(MID(B5,2,1),$B$15:$E$17,2,1)

2. Lấy SỐ LƯỢNG dựa vào MÃ HÀNG.

D5 = VALUE(RIGHT(B5,LEN(B5)-3)) (3 ký tự đầu không phải ký tự số)

3. Căn cứ BẢNG THAM CHIẾU, điền ĐƠN GIÁ tùy theo LOẠI HÀNG.

Đã giải thích ở trên.

4. THÀNH TIỀN = SỐ LƯỢNG x ĐƠN GIÁ – GIẢM GIÁ (Kết hợp với BẢNG GIẢM GIÁ).

Phân tích:

SỐ LƯỢNG x ĐƠN GIÁ là một giá trị (số tiền) không thể trừ trực tiếp cho giảm giá (%) nên bạn tính như sau:

F5 = (100% – HLOOKUP(IF(OR(LEFT(B5,1)=”S”,LEFT(B5,1)=”L”),LEFT(B5,1),“K”),$C$20:$E$21,2,0))*D5*E5

5. Tính tổng số tiền từng mặt hàng trong BẢNG THỐNG KÊ.

– THÀNH TIỀN / DẦU LỬA

H15 = SUMIF($C$5:$C$10,G15,$F$5:$F10)

Bạn có thể thay G15=”Dầu lửa”, nhưng sao chép các ô còn lại phải chỉnh sửa thành “Xăng”,”Nhớt”.

Download dữ liệu mẫu

Lời kết

Bài tập áp dụng VLOOKUP và HLOOKUP cung cấp cho bạn một số dạng để rèn luyện. Nhưng CHƯA ĐỦ, bạn nên tìm thêm một số bài tập để luyện tập. Chúc bạn sử dụng thành thạo các hàm dò tìm VLOOKUP và HLOOKUP.

Sử dụng hàm VLOOKUP và HLOOKUP : Hướng dẫn áp dụng chi tiết

Sử dụng hàm VLOOKUP và HLOOKUP là thực hiện tính toán tương đối phức tạp đối với bảng tính Excel. Trong một số trường hợp, hàm IF không thể thực hiện được. Vì vậy, bạn phải sử dụng hàm VLOOKUP và HLOOKUP để tính toán.

I. Sử dụng hàm VLOOKUP và HLOOKUP : Công dụng

Hai hàm này dùng để dò tìm và trả về kết quả nếu dò tìm so khớp.

– Sử dụng VLOOKUP để dò tìm bảng tham chiếu theo dạng cột.

– Hàm HLOOKUP để dò tìm theo dạng hàng.

II. Sử dụng hàm VLOOKUP và HLOOKUP : Cú pháp

Vinaonline.net giới thiệu cú pháp của hàm VLOOKUP, hàm HLOOKUP thực hiện tương tự.

Cú pháp:

VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Chuyển thể tiếng Việt

VLOOKUP(Giá trị, Bảng tham chiếu, Số thứ cột cho kết quả, cách dò tìm)

* Giá trị: Là một ô (xét trong bảng tính). Nếu ô này chưa so khớp với cột đầu tiên trong Bảng tham chiếu, bạn có thể sử dụng các hàm xử lý chuỗi để tách cho phù hợp.

* Bảng tham chiếu: Là một bảng nhỏ (gồm nhiều cột) được đính kèm với bảng tính.

Chú ý:

– Bạn phải cố định Bảng tham chiếu, Nếu không, sao chép (copy) sẽ sai kết quả.

* Số thứ tự cột cho kết quả: Tùy theo yêu cầu, số thứ tự cột có thể 2, 3, 4,…

* Cách dò tìm: Phụ thuộc vào cột đầu tiên của Bảng tham chiếu.

+ 1 hoặc bỏ tham số này: Nếu được sắp thứ tự tăng dần.

+ 0: Ngược lại. TUY NHIÊN, 0 đúng mọi trường hợp.

Hàm HLOOKUP tương tự, chỉ khác Bảng tham chiếu gồm nhiều hàng.

HLOOKUP(Giá trị, Bảng tham chiếu, Số thứ hàng cho kết quả, cách dò tìm)

III. Sử dụng hàm VLOOKUP và HLOOKUP : Ví dụ áp dụng

1. Ví dụ 1

Yêu cầu

1. Điền STT

2. Dựa vào MÃ HÀNG và dò tìm trong BẢNG THAM CHIẾU, điền TÊN HÀNG tương ứng.

3. Cột ĐƠN GIÁ thực hiện tương tự cột MÃ HÀNG

4. THÀNH TIỀN = SỐ LƯỢNG x ĐƠN GIÁ

Giải gợi ý

1. Điền STT, bạn tự thực hiện

2. Điền cột TÊN HÀNG

Phân tích:

– Bảng tham chiếu có dạng cột (cột MÃ HÀNG, cột TÊN HÀNG, cột ĐƠN GIÁ) nên bạn sử dụng hàm VLOOKUP.

Giá trị (từ ô B5:B10) dùng để dò tìm đối với cột đầu tiên của BẢNG THAM CHIẾU giống nhau nên giữ nguyên.

– Cột TÊN HÀNG là cột 2 trong BẢNG THAM CHIẾU.

– Cột đầu tiên của BẢNG THAM CHIẾU tăng dần (A, B, C)

Công thức TÊN HÀNG (C5) = VLOOKUP(B5,$B$14:$D$16,2,1)

3. Điền cột ĐƠN GIÁ

ĐƠN GIÁ (E5) = VLOOKUP(B5,$B$14:$D$16,3,1)

4. Cột THÀNH TIỀN, bạn tự thực hiện

2. Ví dụ 2

Yêu cầu

 1. Dựa vào MÃ HÀNG và BẢNG THAM CHIẾU 1, điền TÊN HÀNG.

2. Dựa vào MÃ HÀNG và BẢNG THAM CHIẾU 2, điền LOẠI.

3. SỈ/LẺ: Nếu ký tự cuối cùng là S, ghỉ “Sỉ”. Ngược lại, ghi “Lẻ”.

4. Cột ĐƠN GIÁ thực hiện giống TÊN HÀNG.

5. THÀNH TIỀN = SỐ LƯỢNG x ĐƠN GIÁ

Giải gợi ý

1. TÊN HÀNG

– BẢNG THAM CHIẾU 1 dạng hàng nên sử dụng hàm HLOOKUP.

– Giá trị (từ B2:B10) không khớp với hàng đầu tiên của BẢNG THAM CHIẾU 1. Dùng hàm cắt chuỗi sao cho được “A”, “B”, “C”. => Sử dụng LEFT(B5,1) trong trường hợp này.

TÊN HÀNG (C5) = HLOOKUP(LEFT(B5,1),$D$13:$F$15,2,1)

4. Cột ĐƠN GIÁ tương tự

ĐƠN GIÁ (G5) = HLOOKUP(LEFT(B5,1),$D$13:$F$15,3,1)

2. LOẠI

– BẢNG THAM CHIẾU 2 dạng cột. Nên sử dụng hàm VLOOKUP.

– Giá trị (từ B5:B10) không khớp với cột đầu tiên của BẢNG THAM CHIẾU 2. Nên dùng hàm MID để cắt lấy ký tự thứ hai. NHƯNG phải sử dụng thêm hàm VALUE vì Giá trị và cột / hàng đầu tiên của BẢNG THAM CHIẾU phải cùng kiểu dữ liệu. => VALUE(MID(B5,2,1))

LOẠI (D5) = VLOOKUP(VALUE(MID(B5,2,1)), $C$19:$D$21,2,1)

3. SỈ/LẺ (E5) = IF(RIGHT(B5,1)=”S”,”Sỉ”,”Lẻ”)

4. THÀNH TIỀN (H5) = F5*G5

IV. Sử dụng hàm VLOOKUP và HLOOKUP : Một số lỗi thường gặp

1. Lỗi #N/A

Khi sao chép toàn bộ các ô:

– Tất cả đều cho lỗi này. Bạn kiểm tra Giá trị và cột đầu tiên của bảng tham chiếu.

– Một vài ô có lỗi #N/A. Bạn kiểm tra dữ liệu cột MÃ HÀNG.

2. Không cố định Bảng tham chiếu

– Ô đầu tiên vẫn đúng, nhưng sao chép sẽ báo lỗi.

Khắc phục bằng cách cố định Bảng tham chiếu (F4)

3. Số thứ tự cột / hàng cho kết quả

Một số đề bài không yêu cầu cụ thể. Trong trường hợp này, bạn sử dụng hàm IF để xét.

Download dữ liệu mẫu

Bạn có thể rèn luyện thêm Bài tập áp dụng VLOOKUP và HLOOKUP.

Kết luận

Sử dụng hàm VLOOKUP và HLOOKUP thành thạo là cả quá trình rèn luyện Excel. Nếu kết hợp tốt với hàm IF, bạn có thể giải mọi bài toán cơ bản. Vinaonline.net chúc bạn sử dụng hàm VLOOKUP và HLOOKUP tốt nhất có thể.