VinaOnline.net

3 Thành phần quan trọng đầu tiên trong Excel từ 2007 đến 2016

Sau khi bạn đã tìm hiểu 10 khái niệm cần nhớ về Excel từ phiên bản 2007 đến 2016, Vinaonline.net tiếp tục giới thiệu một số thao tác cần thiết trên bảng tính Excel thông qua những khái niệm mà bạn đã tìm hiểu bài viết trước.

I. QUẢN LÝ BẢNG TÍNH (WORKSHEET)

Trong mỗi workbook có 255 worksheet (nhắc lại) vì vậy để sử dụng hiệu quả những bảng tính này bạn phải có định hướng cụ thể, nếu không sẽ không khai thác được đặc điểm này của Excel.

– Mặc nhiên chỉ hiển thị 1 hoặc 3 bảng tính (từ sheet1, sheet2, sheet3,…), số lượng bảng tính trong mỗi workbook do bạn quy định trong mục Options của Excel (sẽ giới thiệu trong phần nâng cao).

1. Thêm bảng tính:

Có hai cách để thêm bảng tính:

*  Cách 1: Chọn một hoặc nhiều bảng tính (đã có) \ Nhấp chuột phải \ Chọn Insert. Đối với cách này, bạn sẽ thêm được một hoặc nhiều bảng tính tùy theo bạn chọn ban đầu.

*  Cách 2: Nhấp dấu + bên phải của bảng tính sau cùng. Đối với cách này, bạn chỉ thêm được một bảng tính cho mỗi lần thực hiện.

2. Xóa bảng tính:

Đây là thao tác ngược với thêm bảng tính, để xóa bạn chọn một hay nhiều bảng tính \ Nhấp chuột phải \ Chọn Delete. Đối với cách này, bạn sẽ xóa một hoặc nhiều bảng tính cùng lúc.

3. Đổi tên bảng tính:

Trong quá trình thao tác với bảng tính, bạn sẽ thấy Sheet1, Sheet2, … Sheetn. Cách này khá bất tiện khi bạn có nhiều bảng tính trên cùng một workbook. Vì vậy tốt nhất bạn nên đổi tên cho phù hợp với nội dung của bảng tính. Ví dụ: Bảng lương tháng 7/2018, bạn sẽ đặt tên bảng tính theo một trong các gợi ý: BLUONG72018 hoặc LUONG7_2018 hoặc LUONG_7_2018,… Bạn không nên đặt quá ngắn như A, B, X, U23,… hoặc đặt quá dài như BẢNG LƯƠNG THÁNG 7 – 2018,…Lý do: Quá ngắn sẽ khó nhận biết nội dung bên trong của bảng tính; Quá dài sẽ che khuất tên của những bảng tính khác. Cách đổi tên bảng tính: Nhấp chuột phải vào bảng tính muốn đổi tên \ Chọn Rename \ Gõ tên bảng tính mới. Mỗi lần thực hiện chỉ đổi tên một bảng tính.

Chú ý: Bạn có thể gõ tiếng Việt nhưng phải sử dụng bảng mã Unicode.

4. Di chuyển bảng tính:

Trong quá trình thực hiện bảng tính, đôi khi có những bảng tính bạn thực hiện thường xuyên hơn những bảng tính khác. Vì vậy để đỡ mất thời gian bạn nên di chuyển những bảng tính thường xuyên thực hiện về bên trái. Cách di chuyển: Chọn một hoặc nhiều bảng tính muốn di chuyển \ Nhấn và giữ chuột kéo về bên trái hoặc bên phải thì sẽ thay đổi thứ tự bảng tính.

5. Ẩn hoặc hiện bảng tính

Nếu một hay nhiều bảng tính ít sử dụng thì bạn nên ẩn để dễ kiểm soát những bảng tính còn lại. Để ẩn bảng tính: Nhấp chuột phải vào bảng tính \ chọn Hide.

Muốn hiện bảng tính đã được ẩn, Nhấp phải vào bất kỳ bảng tính nào (đang hiện) \ chọn Unhide.

II. THAO TÁC TRÊN Ô (CELL)

Một đơn vị nhỏ nhất trong mỗi bảng tính là ô (cell), thao tác trên bảng tính là thao tác trên các ô hoặc mở rộng hơn là trên các cột, các hàng. Thực chất cũng chỉ là gồm nhiều ô. Vì vậy Vinaonline.net giới thiệu bạn các thao tác trên một hay nhiều ô.

– Khi con trỏ excel (hình chữ nhật bằng kích thước của ô) đặt tại ô nào thì ô đó gọi là hiện hành hoặc ô kích hoạt hoặc ô hành động (active cell) (nhắc bài trước). Khi bạn chọn font chữ hay màu sắc,… thì sẽ có hiệu lực đối với ô này.

1. Định nghĩa khối ô:

Gồm nhiều ô liên tiếp (trên cùng một cột, trên cùng một hàng, hay trên một nhiều cột kết hợp với một hay nhiều hàng), cách ghi khối ô: Ô trên trái : Ô dưới phải.

Ví dụ:

+ A1: A5 (Khối này gồm 5 ô – A1, A2, A3, A4, A5).

+ A1:C3 (Khối này gồm 9 ô – A1, A2, A3, B1, B2, B3, C1, C2, C3).

+ A1: D1 (Khối này gồm 4 ô – A1, B1, C1, D1).

2. Cách chọn khối ô:

Bước 1: Đặt con trỏ tại ô trên trái.

Bước 2: Thực hiện một trong hai thao tác: Kéo qua phải rồi kéo xuống dưới HOẶC kéo xuống dưới và kéo qua phải.

3. Ghép nhiều ô

Trong thực tế đôi khi phải ghép nhiều ô lại với nhau thành một ô để dữ liệu trong bảng tính thể hiện tính thẩm mỹ.

https://www.vinaonline.net - Minh họa ghép ô

Minh họa ghép ô

Trong hình trên chữ “ĐIỂM SỐ” được nhập vào một trong 3 ô (B1 hoặc C1 hoặc D1) đều được nhưng khi ghép cả 3 ô này thì “ĐIỂM SỐ” sẽ được canh giữa của ba ô.

Chú ý:

 Khi bạn thay đổi độ lớn của cột B, cột C, cột D thì “ĐIỂM SỐ” lúc nào cũng chính giữa của 3 cột này.

– Địa chỉ ô của “ĐIỂM SỐ” sau khi ghép là B1 (trên trái của khối ô).

Cách ghép các ô:

Bước 1: Chọn khối ô.

Bước 2: Nhấp chuột vào biểu tượng Merge & Center trên thanh công cụ của Ribbon Home.

https://www.vinaonline.net - Công cụ ghép ô

Công cụ ghép ô

4. Các loại địa chỉ ô

+ Địa chỉ tương đối: Địa chỉ mà bạn đã biết (A1, B12, X200,…hay khối ô A1:C5, A1:C3,..) thì được gọi là địa chỉ tương đối vì khi sao chép (copy) công thức địa chỉ này sẽ thay đổi.

Ví dụ: Tại ô F5 có công thức = B5*C5.

Trường hợp sao chép trên cùng một cột

Sao chép sang ô F6, công thức = B6*C6

Sao chép sang ô F4, công thức = B4*C4

Phân tích: Vì sao chép sang F6 hoặc F4 (cột F không đổi, chỉ có hàng thay đổi nên kết quả vẫn giữ nguyên cột F chỉ thay đổi hàng tương ứng 6 hoặc 4).

Trường hợp sao chép khác cột

Sao chép sang ô E3, công thức = A3*B3

Phân tích: Vì sao chép sang E3 (cột F thành cột E – lệch về bên trái một cột, hàng 5 thành hàng 3 – tiến về phía trên hai cột) nên B5*C5 thành A3*B3.

+ Địa chỉ tuyệt đối: Là địa chỉ cố định (không đổi) trong quá trình sao chép từ ô này sang ô khác. Ký hiệu có dấu $ phía trước.

Ví dụ: $A$1: Địa chỉ này không thay đổi cột và không thay đổi hàng.

Trong trường hợp này còn gọi là địa chỉ tuyệt đối hoàn toàn.

+ Địa chỉ kết hợp (hổn hợp) : Là địa chỉ tuyệt đối một phần (hàng hoặc cột).

Ví dụ:

$A1: Cố định cột A, hàng 1 thay đổi được khi sao chép.

A$1: Cột A thay đổi được khi sao chép nhưng hàng 1 không thay đổi.

Chú ý:

– Trong thực hành ít xảy ra trường hợp địa chỉ kết hợp, phần này chỉ được đề cập trong phần lý thuyết trắc nghiệm mà thôi.

– Để chuyển từ địa chỉ từ dạng này sang dạng khác, bạn gõ phím F4 tại địa chỉ.

Ví dụ: A1 (F4) = $A$1 (F4) = A$1 (F4) = $A1 (F4) = A1.

III. THAO TÁC TRÊN CỘT (COLUMN)

Thao tác tiếp theo không kém phần quan trọng đó là thao tác trên một hoặc nhiều cột trong Excel, khi bạn làm việc với bảng tính lớn thì không thể thực hiện thủ công trên một vài ô (trừ những ô đặc biệt như tiêu đề, tổng cộng, tổng kết,…) vì vậy mình sẽ hướng dẫn bạn thực hiện đối với phần này.

1. Chọn cột

+ Chọn một cột:

Để chọn một hay nhiều cột, bạn nhấp chuột vào ngay tiêu đề cột. Ví dụ: Nhấp chuột vào tiêu đề cột (ngay chữ A, ngay chữ D,…).

+ Chọn nhiều cột:

Để chọn nhiều cột riêng lẻ, bạn thực hiện tương tự như chọn một cột nhưng nhấn giữ phím Ctrol và tiếp tục chọn những cột khác.

Để chọn nhiều cột liên tục, bạn nhấp chuột ngay tiêu đề đầu tiên và nhấn giữ chuột kéo đến tiêu đề của những cột tiếp theo.

2. Thay đổi độ rộng cột

+ Thực hiện thủ công

Để thay đổi độ rộng cột (cho phù hợp với dữ liệu trong cột), bạn rà chuột vào biên phải của cột nào đó, nhấn giữ chuột kéo về phải (độ rộng cột lớn lên) hoặc kéo về bên trái (độ rộng cột sẽ nhỏ lại).

+ Thực hiện tự động

Thực hiện tự động là độ rộng cột tự lớn lên hoặc nhỏ lại cho vừa với dữ liệu hiện có trong cột.

Cách thực hiện: Chọn một hay nhiều cột và nhấp đúp (Double Click – nhấp chuột trái hai lần liên tiếp) tại biên phải của bất kỳ cột nào trong số các cột vừa chọn.

+ Thực hiện với giá trị số

Nhấp chuột phải vào tiêu đề cột muốn thay đổi độ lớn, tiếp theo chọn mục Column Width sẽ xuất hiện hộp thoại Column Width cùng với giá trị của cột hiện tại, bạn gõ giá trị mới vào và nhấp nút OK để chấp nhận giá trị mới.

3. Xóa cột

Số lượng cột trong mỗi bảng tính là 255, bạn không thể xóa bất cứ cột nào mà chỉ xóa dữ liệu trong cột mà thôi.

Xét tình huống như hình minh họa.

https://www.vinaonline.net - Bảng tính minh họa xóa cột

Bảng tính minh họa xóa cột

Cột D thừa trong bảng tính, bạn nên xóa cột D (thực chất là di chuyển dữ liệu) chứ không thể nhập lại dữ liệu vì bảng tính lớn sẽ rất tốn thời gian.

Nhấp chuột phải vào cột D, chọn Delete.

Cột D vẫn còn đó, tất cả dữ liệu bên phải cột D sẽ di chuyển về trước một cột. Kết quả như sau:

https://www.vinaonline.net - Bảng tính minh họa sau khi xóa cột

Bảng tính minh họa sau khi xóa cột

– Chú ý: Bạn muốn xóa cùng lúc nhiều cột thì chọn nhiều cột và thực hiện tương tự.

– Chèn cột

Trong một số trường hợp (tình huống) bạn có thể chèn cột vào vị trí nào đó. Giả sử trong bảng tính sau khi xóa cột bạn muốn chèn một cột mới vào sau cột TÊN HÀNG để ghi ĐƠN VỊ TÍNH.

Nhấp chuột phải sau cột TÊN HÀNG (ngay cột SỐ LƯỢNG), chọn Insert.

CÁC THAO TÁC TRÊN HÀNG GIỐNG VỚI THAO TÁC TRÊN CỘT

IV. BÀI TẬP ÁP DỤNG

1. Để thay đổi độ rộng của một cột, bạn thực hiện:

A. Nhấn và giữ chuột vào biên phải cột muốn thay đổi, kéo về phải (tăng độ lớn cột) hoặc kéo về trái (giảm độ lớn cột).

B. Nhấp phải chuột vào một hay nhiều cột muốn thay đổi \ Chọn Column Width… \ nhập giá trị mới vào hộp thoại \ Nhấp OK để đóng hộp thoại.

C. Nhấp hai lần liên tiếp vào biên phải của một hay nhiều cột vừa chọn.

D. Tất cả phương án trên đúng.

2. Muốn chọn nhiều cột không liên tiếp nhau, bạn kết hợp với phím

A. Shift.

B. Alt.

C. Ctrl.

D. Tab.

3. Số lượng cột trong mỗi bảng tính

A. 256

B. 65,535

C. 16,384

D. 1,048,576

4. Khi chọn một cột thì

A. Ô đầu tiên (trên cùng) của cột được chọn.

B. 10 ô đầu tiên được chọn.

C. 100 ô đầu tiên được chọn.

D. Tất cả các ô trong cột (1,048,576 ô) được chọn.

5. Khi xóa một hay nhiều cột trong bảng tính

A. Bảng tính sẽ giảm số cột tương ứng với số lượng cột được xóa.

B. Số cột trong bảng tính không thay đổi.

C. Excel sẽ báo lỗi.

D. Các giá trị (cố định) trong bảng tính sẽ thay đổi.

6. Địa chỉ khối ô nào đúng trong các trường hợp sau:

A. B5:C1

B. B1:C5

C. 1B:C5

D. B1:5C

7. Địa chỉ nào được gọi là địa chỉ tuyệt đối hoàn toàn (tuyệt đối cột, tuyệt đối hàng)

A. C$5.

B. $C5.

C. $C$5.

D. C5.

8. Địa chỉ nào được gọi là địa chỉ tương đối

A. C$5.

B. $C5.

C. $C$5.

D. C5.

9. Địa chỉ nào được gọi là địa chỉ hổn hợp (tuyệt đối một phần)

A. C$5.

B. $C5.

C. $C$5 hoặc C5.

D. A & B đúng.

10. Giả sử tại ô H5 có công thức = C$5*10 (* phép nhân), khi sao chép xuống ô H6 công thức sẽ là:

A. = C$6*10

B. = C$5*10

C. = C6*10

D. = C5*10

11. Từ địa chỉ tương đối, muốn chuyển sang địa chỉ tuyệt đối bạn gõ phím

A. F1

B. F2

C. F3

D. F4

12. Trong bảng tính minh họa, “ĐIỂM TRUNG BÌNH” gồm có

https://www.vinaonline.net

A. Ba ô B2, C2, D2 (hay B2:D2)

B. Một ô B2.

C. Một ô C2.

D. Một ô D2.

13. Để thực hiện được “ĐIỂM TRUNG BÌNH” (Câu 12), bạn sử dụng biểu tượng … trên thanh công cụ

A. Canh giữa.

B. Canh đều hai biên.

C. Merge & Center.

D. Ba phương án trên đều sai.

14. Trong một workbook, bạn có thể tạo tối đa bao nhiêu bảng tính (worksheet)

A. 1 worksheet.

B. 10 worksheet.

C. 100 worksheet.

D. 255 worksheet.

15. Để thêm một hoặc nhiều bảng tính, trước hết bạn chọn một hoặc nhiều bảng tính, tiếp theo

A. Nhấp phải chuột \ Chọn Insert.

B. Nhấp phải chuột \ Chọn Rename.

C. Nhấp phải chuột \ Chọn Delete.

D. Tất cả phương án trên đều đúng.

16. Một hay nhiều bảng tính nào đó ít khi sử dụng, muốn ẩn thì bạn thực hiện

A. Nhấp phải vào bảng tính \ Chọn Unhide.

B. Nhấp phải vào bảng tính \ Chọn Hide.

C. Nhấp phải vào bảng tính \ Chọn Insert.

D. Nhấp phải vào bảng tính \ Chọn Delete.

LỜI KẾT

Đến đây bạn đã bắt đầu thực hành với Microsoft Excel, những thao tác cơ bản trong bài viết này sẽ giúp bạn từng bước làm quen với bảng tính và đến một lúc nào đó bạn sẽ làm chủ được bảng tính Excel. Những bài tập trắc nghiệm sẽ không hỗ trợ kiến thức cho bạn được gì nếu bạn không xem lý thuyết nên mình khuyên bạn phải nắm vững lý thuyết thì sẽ thực hành tốt hơn.

Trong thời gian ngắn mình sẽ quay clip minh họa cho bài viết này, hy vọng giúp bạn kiểm chứng lại những gì đã đọc và thực hành mau chóng. Vinaonline.net chúc bạn thành công.

Leave a Comment